Blogi: Aineisto hallussa

Tuesday, October 19, 2010

Verkkolevy on tiedostoille, ei aineistolle!

Moni organisaatio on ratkaissut aineistohallinnan tallentamalla aineiston verkkolevylle. Se ei kuitenkaan ole arvokkaalle aineistolle oikea paikka.

Kuvien ja muun aineiston esikatselu, hakeminen ja löytäminen on verkkolevyltä kuitenkin hidasta ja hankalaa. Oikeaa levyä tai hakemistoa ei tiedä kuin pieni piiri. Eikä käyttöjärjestelmän galleriatoiminnot toimi kohtuullisesti edes omalta koneelta, puhumattakaan verkkolevyltä tai jaettuna. Aineistoa ei löydetä, sen etsimiseen menee liikaa aikaa, se on väärässä muodossa ja jää siten käyttämättä. 

Verkkolevyllä olevaa aineistoa ei voi jakaa ulkopuolisille sitä tarvitseville: mainostoimistolle, viestintätoimistolle, lehdistölle, jälleenmyyjille...

Verkkolevyä käytettäessä on vaarana, että tiedostoja käsitellään suoraan verkkolevyltä. Alkuperäisen päälle tallentuu helposti muokattu kopio.

Metatiedon, kuten hakusanojen ja kuvatekstien käsittely on niin ikään hankalaa.

50 gigaa tiedostoja vaatii 500 gigaa levyä!
Verkkolevyjen toteutus ja varmuuskopiointi on suunniteltu usein muuttuvien pienten tiedostojen käyttöön. Digitaalinen aineisto vie paljon levytilaa, mutta sitä muutetaan harvoin. Niinpä sen oikea säilytyspaikka ei ole nopeilla, mutta pienikapasiteettisilla ja kalliilla levyillä toteutettu verkkolevy.

50 Gigaa aineistoa saattaa vaatia 500 Gigaa tilaa, miksikö? Hyvien käytäntöjen mukainen verkkolevy on aina kahdennettu palvelimella. Ja se on usein kopioitu toiselle palvelimelle saatavuuden turvaamiseksi. Kasvuvaraa on oltava 30-50%. Ja kumpikin varmistetaan nauhoille ja levyille viikottain. Yhä uudestaan ja uudestaan. Niinpä 50 GB aineistoa vaatii levyä ja nauhaa helposti yli  500 GB. Ei siis enää mikään levynnurkka.

Viime aikoina yhä useampi organisaatio on huomannut, ettei verkkolevy sovi oikein tiedostoillekaan ja on siirtynyt Sharepointiin ja erilaisiin dokumentinhallintaratkaisuihin. Mutta nekään eivät sovellu digitaaliselle aineistolle. Mutta siitä lisää myöhemmin.

getImageRight on suunniteltu isojen aineistomassojen tehokkaaseen säilyttämiseen, hallinnointiin ja jakamiseen. On kyse sitten sadasta tiedostosta tai sadoistatuhansista tiedostoista, kuten eräällä asiakkaallemme. Turvallisesti, ja vaivattomasti.

Jätä verkkolevy tiedostoille ja käytä aineistoon aineistonhallintaan suunniteltua ratkaisua.

Käyttäjiä on 5 kertaa enemmän kuin uskoitkaan


Monissa organisaatiossa aineiston tarvitsijoiksi lasketaan markkinoinnin ja viestinnän parissa päivittäin työskentelevät. Kuitenkin asiakkaissamme käyttäjämäärät ovat usein viisinkertaiset näiden henkilöiden määrään nähden. Nimittäin kun aineistoa on helposti saatavilla, sitä myös käytetään. Esityksiin, raportteihin, dokumentteihin. Sitä käyttävät kaikki johdosta, myynnin kautta asiantuntijoihin.

Muutaman ammattilaisen sijaan sisäisiä käyttäjiä voi olla vaikkapa 150, kuten eräällä getImageRight-asiakkaallemme.

Eikä unohtaa sovi organisaation ulkopuolisia käyttäjiä, kuten jälleenmyyjiä ja muita sidosryhmiä. Kun jakaminen on helppoa ja turvallista, voidaan mainostoimistot, viestintätoimistot, lehdistö, jälleenmyyjät, freelancerit ja mitä niitä nyt teillä onkaan, ottaa mukaan käyttäjiksi.

Muutaman kumppanin sijaan aineistopankkia saattaa käyttää vaikkapa 300 kumppaniorganisaatiota, kuten eräällä getImageRight-asiakkaallamme.

Sähköisen aineiston arvo on sen käytössä. Kun aineiston on hankittu, lisää käyttö yksinkertaisesti sen tuottoa. Ja usein säästöjä, kun aineistoa ei tarvitse turhaan tuottaa, hankkia tai etsiä.

getImageRightilla sähköinen aineistosi on kaikkien tarvitsijoiden saatavilla, helposti, nopeasti mutta turvallisesti. Se mikä on salaista, pysyy salaisena. Se mikä on julkista, on helposti saatavilla. Yksinkertaista.

Ilmainen julkisuus ei tule itsekseen

Yksi kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa, tietää lehden toimittajakin. Hyvä juttu jää julkaisematta ilman kuvitusta. Teillä voi olla kerrottavaa tiedotteen tai jutun muodossa, mutta ilman kuvitusta sitä ei julkaista. Tai korkeintaan pikkujuttuna sivupalstassa.

Välillä julkisuutta voi saada olematta itse uutinen. Kun lehdet kirjoittavat alueesi aiheista, toimittajat etsivät kuvitusta. Opeta toimittajat käyttämään sinun kuvapankkiasi ja täytä se alueesi kuvituskuvalla. Siis kuvalla, joka sopii erilaisten alueesi aiheiden kuvitukseksi. Katso mallia kuvatoimistoista.

Käypä usein niin, että jutun varsinainen kohde saa näkyvyyttä pelkässä tekstissä, kun sinä paistattelet suuremmalla huomioarvolla kuvassa.

Yhden menetetyn mahdollisuuden hinta on useamman vuoden aineistohallinnan kulut.

getImageRight on oikea väline kuvien, aineiston ja lehdistötiedotteiden jakamiseen lehdistölle. Liitä lehdistötiedotteelle kuvia, anna toimittajien ladata tiedote kuvineen yhtenä näppäränä pakettina. Seuraa kuka aineistoasi käyttää. Anna toimittajien asioida itse, kellon ympäri. Lehteähän tehdään usein toimistoajan ulkopuolella.


Kaikki tiedostomuodot, huono idea!

Moni kuva- tai aineistopankkia hankkiva haluaa ratkaisun, joka tukee kaikkia tiedostomuotoja. Vaatimus kuulostaakin loogiselta. Enemmän on parempi. Mutta samalla vaatimus kertoo siitä, että aineistopankkiprojekti tulee todennäköisesti epäonnistumaan. Miksikö?

Modernien aineistopankkien käyttäjistä valtaosa on tänä päivänä toimistokäyttäjiä, ei graafisen alan ammattilaisia. Samalla käyttäjiä on edellisen sukupolven aineistopankkeihin nähden moninkertainen määrä.

Toimistokäyttäjillä on tavalliset toimistosovellukset, ei tuhansien eurojen hintaisia graafisen ammattilaisen erikoissovelluksia. Eikä heillä ole graafisen alan koulutusta eikä kokemusta. Toimistokäyttäjä ei ymmärrä pikseleistä, EPSeistä, TIFFeista, CMYKeistä hönkäsen pöläystä. Toimistokäyttäjä haluaa kuvan, dokumentin tai logon. Helposti ja heti. Eikä vaatimus itse asiassa eroa kauheasti ammattilaistenkaan vaatimuksesta. Jos ammattilaisen täytyy koko ajan miettiä tiedostomuotoja, kokoja, pikseleitä ja sen semmoisia, työ hidastuu ja virheitä sattuu.

Anna selkeä palvelulupaus
Aineistopankin pitää pystyä antamaan käyttäjälle selkeä palvelulupaus: Tästä aineistopankista saa tyypilliseen käyttöön sopivaa tyypillisillä ohjelmistoilla aukeavaa materiaalia joiden käyttöoikeudet ovat kunnossa ja joiden resoluutio on riittävä tyypilliseen käyttöön. Älä laita käyttäjää miettimään, muuta kuin kuvavalintaa. 200 Megaiset messuseinäkuvat, ilmoituspohjat, rajoitetuilla oikeuksilla hankitut kuvat ja muu erikoistavara on aineistopankissa sijoitettava siten, että tavallinen käyttäjä ymmärtää ilman selityksiäkin tämän aineiston erikoisluonteen.

Organisaatio, joka haluaa aineistopankkinsa tukevan kaikkia tiedostomuotoja, ei useinkaan ole miettinyt palvelulupausta eikä käyttäjiä. On parempi, että aineistopankki palvelee tyypillistä käyttöä erittäin hyvin ja että sinne ei laiteta erikoistiedostoja lainkaan, kuin että se palvelee heikosti kaikkea käyttöä. Kannattaa myös muistaa, että aineistopankin tiedostoista 80-90% on tyypillisesti kuvatiedostoja, seuraavana ryhmänä graafiset ohjeistot ja logot ja vasta sen jälkeen muut sisältötyypit. Muutamalla tiedostomuodolla kattaa jo lähes koko tarpeen.

getImageRight -aineistopankit otetaan käyttöön suppealla joukolla tiedostomuotoja jotta aineistopankkiin ei ladattaisi mitä tahansa tiedostoja. Siksi et löydä meidän ominaisuuslistan kärjestä lupausta kaikkien tiedostomuotojen tuesta. Koska se on huono idea. Haluamme omalta osaltamme opastaa tehokkaan ja pitkäaikaisen aineistopankin hallinnointiin. Leväperäinen tiedostopolitiikka tuhoaa aineistopankin muutamassa vuodessa. Toisaalta getImageRightin tukemat tiedostomuodot on helposti pääkäyttäjän valittavissa tarpeen vaatiessa, vaikka sitten ne kaikki.

Lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.  

Sähköinen aineisto on omaisuutta, älä hukkaa sitä

Jokaisella organisaatiolla on sähköistä aineistoa kuten kuvia, logoja, grafiikkaa. Kaikkein pienimmälläkin  organisaatiolla on vähintään logo. Ja isommilla muutamasta sadasta aina miljooniin aineiston palasiin, eli tiedostoihin asti. 

Aineiston hankinnasta on maksettu valokuvaajalle, graafikolle, mainostoimistolle ja palkkaa omalle henkilökunnalle. Kyse on organisaation sähköisestä omaisuudesta. Siitä on pidettävä huoli. Sen tuotto on maksimoitava. Kuten kaiken omaisuuden. Heikosti organisoitu sähköisen aineiston hallinnointi jättää kallisarvoisen omaisuuden vajaakäytölle, johtaa kalliiseen uudelleenhankintaan ja haaskaa aineistoa hallinnoivien kuin niitä käyttävien henkilöiden työaikaa.

Sähköisen aineiston hallinnointia ei organisaatioissa kuitenkaan usein mielletä ongelmaksi, vaikka säästöt voivat olla useita tuhansia euroja kuukaudessa. Pienistä kulupuroista syntyy kuitenkin suuria tehostamismahdollisuuksia.

Jokainen aineistopalanen on maksanut pitkän pennin hankittaessa. Uudesta graafisesta ilmeestä on maksettu kymmeniätuhansia, jopa satoja tuhansia euroja. Valokuvaajalle on maksettu henkilökuvista, rakennuksista, tilaisuuksista tai tuotekuvista. Studiokuviin on poltettu kymmeniätuhansia. Eikä ne päämieheltä saadut tuotekuvatkaan ole ilmaisia. Niidenkin hankintaan ja käsittelyyn on nähty vaivaa kummassakin päässä.

Mitä jos omaisuus katoaisi?
Kun aineistoa ei käsitellä omaisuutena, sen hallinta hoidetaan vasemmalla kädellä: osa on mainostoimistolla, osa CD:illä, muistitikuilla, verkkolevyillä ja työasemilla. Onhan kaikki varmistettu? Entäpä jos vaihdamme mainostoimistoa tai avainhenkilömme vaihtaa firmaa? Kuka tietää mistä tiedostoja etsiä? Pelkällä tiedostolla kun ei usein vielä tee mitään. Tuhansista tiedostoista kun pitäisi löytää se oikea. Ja pitäisi tietää mitä se esittää. Aivan liian monessa organisaatiossa tämä tieto on muutaman harvan henkilön päässä.
Sähköisen aineiston uudelleenhankinta on kallista ja usein mahdotontakin. Menneitä historian hetkiä ei pysty mitenkään toistamaan.

Omaisuuden arvo on käytössä
Sähköisen aineiston arvo ei ole tiedostoissa itsessään. Niitä voi harvoin myydä. Sähköisen aineiston arvo on sen käytössä. Jokainen käyttökerta lisää aineiston tuottoa, ja kuolettaa hankintakustannuksia. Mitä enemmän käyttöä, sitä enemmän hyötyä.

getImageRight pitää sähköisen aineistosi tallessa ja tuo sen käyttöön.