Blogi: Aineisto hallussa

Tuesday, October 19, 2010

Sähköinen aineisto on omaisuutta, älä hukkaa sitä

Jokaisella organisaatiolla on sähköistä aineistoa kuten kuvia, logoja, grafiikkaa. Kaikkein pienimmälläkin  organisaatiolla on vähintään logo. Ja isommilla muutamasta sadasta aina miljooniin aineiston palasiin, eli tiedostoihin asti. 

Aineiston hankinnasta on maksettu valokuvaajalle, graafikolle, mainostoimistolle ja palkkaa omalle henkilökunnalle. Kyse on organisaation sähköisestä omaisuudesta. Siitä on pidettävä huoli. Sen tuotto on maksimoitava. Kuten kaiken omaisuuden. Heikosti organisoitu sähköisen aineiston hallinnointi jättää kallisarvoisen omaisuuden vajaakäytölle, johtaa kalliiseen uudelleenhankintaan ja haaskaa aineistoa hallinnoivien kuin niitä käyttävien henkilöiden työaikaa.

Sähköisen aineiston hallinnointia ei organisaatioissa kuitenkaan usein mielletä ongelmaksi, vaikka säästöt voivat olla useita tuhansia euroja kuukaudessa. Pienistä kulupuroista syntyy kuitenkin suuria tehostamismahdollisuuksia.

Jokainen aineistopalanen on maksanut pitkän pennin hankittaessa. Uudesta graafisesta ilmeestä on maksettu kymmeniätuhansia, jopa satoja tuhansia euroja. Valokuvaajalle on maksettu henkilökuvista, rakennuksista, tilaisuuksista tai tuotekuvista. Studiokuviin on poltettu kymmeniätuhansia. Eikä ne päämieheltä saadut tuotekuvatkaan ole ilmaisia. Niidenkin hankintaan ja käsittelyyn on nähty vaivaa kummassakin päässä.

Mitä jos omaisuus katoaisi?
Kun aineistoa ei käsitellä omaisuutena, sen hallinta hoidetaan vasemmalla kädellä: osa on mainostoimistolla, osa CD:illä, muistitikuilla, verkkolevyillä ja työasemilla. Onhan kaikki varmistettu? Entäpä jos vaihdamme mainostoimistoa tai avainhenkilömme vaihtaa firmaa? Kuka tietää mistä tiedostoja etsiä? Pelkällä tiedostolla kun ei usein vielä tee mitään. Tuhansista tiedostoista kun pitäisi löytää se oikea. Ja pitäisi tietää mitä se esittää. Aivan liian monessa organisaatiossa tämä tieto on muutaman harvan henkilön päässä.
Sähköisen aineiston uudelleenhankinta on kallista ja usein mahdotontakin. Menneitä historian hetkiä ei pysty mitenkään toistamaan.

Omaisuuden arvo on käytössä
Sähköisen aineiston arvo ei ole tiedostoissa itsessään. Niitä voi harvoin myydä. Sähköisen aineiston arvo on sen käytössä. Jokainen käyttökerta lisää aineiston tuottoa, ja kuolettaa hankintakustannuksia. Mitä enemmän käyttöä, sitä enemmän hyötyä.

getImageRight pitää sähköisen aineistosi tallessa ja tuo sen käyttöön.