Blogi: Aineisto hallussa

Tuesday, October 19, 2010

Verkkolevy on tiedostoille, ei aineistolle!

Moni organisaatio on ratkaissut aineistohallinnan tallentamalla aineiston verkkolevylle. Se ei kuitenkaan ole arvokkaalle aineistolle oikea paikka.

Kuvien ja muun aineiston esikatselu, hakeminen ja löytäminen on verkkolevyltä kuitenkin hidasta ja hankalaa. Oikeaa levyä tai hakemistoa ei tiedä kuin pieni piiri. Eikä käyttöjärjestelmän galleriatoiminnot toimi kohtuullisesti edes omalta koneelta, puhumattakaan verkkolevyltä tai jaettuna. Aineistoa ei löydetä, sen etsimiseen menee liikaa aikaa, se on väärässä muodossa ja jää siten käyttämättä. 

Verkkolevyllä olevaa aineistoa ei voi jakaa ulkopuolisille sitä tarvitseville: mainostoimistolle, viestintätoimistolle, lehdistölle, jälleenmyyjille...

Verkkolevyä käytettäessä on vaarana, että tiedostoja käsitellään suoraan verkkolevyltä. Alkuperäisen päälle tallentuu helposti muokattu kopio.

Metatiedon, kuten hakusanojen ja kuvatekstien käsittely on niin ikään hankalaa.

50 gigaa tiedostoja vaatii 500 gigaa levyä!
Verkkolevyjen toteutus ja varmuuskopiointi on suunniteltu usein muuttuvien pienten tiedostojen käyttöön. Digitaalinen aineisto vie paljon levytilaa, mutta sitä muutetaan harvoin. Niinpä sen oikea säilytyspaikka ei ole nopeilla, mutta pienikapasiteettisilla ja kalliilla levyillä toteutettu verkkolevy.

50 Gigaa aineistoa saattaa vaatia 500 Gigaa tilaa, miksikö? Hyvien käytäntöjen mukainen verkkolevy on aina kahdennettu palvelimella. Ja se on usein kopioitu toiselle palvelimelle saatavuuden turvaamiseksi. Kasvuvaraa on oltava 30-50%. Ja kumpikin varmistetaan nauhoille ja levyille viikottain. Yhä uudestaan ja uudestaan. Niinpä 50 GB aineistoa vaatii levyä ja nauhaa helposti yli  500 GB. Ei siis enää mikään levynnurkka.

Viime aikoina yhä useampi organisaatio on huomannut, ettei verkkolevy sovi oikein tiedostoillekaan ja on siirtynyt Sharepointiin ja erilaisiin dokumentinhallintaratkaisuihin. Mutta nekään eivät sovellu digitaaliselle aineistolle. Mutta siitä lisää myöhemmin.

getImageRight on suunniteltu isojen aineistomassojen tehokkaaseen säilyttämiseen, hallinnointiin ja jakamiseen. On kyse sitten sadasta tiedostosta tai sadoistatuhansista tiedostoista, kuten eräällä asiakkaallemme. Turvallisesti, ja vaivattomasti.

Jätä verkkolevy tiedostoille ja käytä aineistoon aineistonhallintaan suunniteltua ratkaisua.