Blogi: Aineisto hallussa

Wednesday, November 17, 2010

Kuva- ja aineistohallinta kuntoon 8 tunnissa

Yritykset ja organisaatiot tunnistavat ongelmat kuvien ja aineistohallinnan nykytilassa, tajuavat säästöpotentiaalin, mutta asian ratkaiseminen tuntuu monelle kuvien kanssa toimivalle kaiken kiireen keskellä mahdottomalta. Kiireen, joka johtuu usein juuri kuva- ja aineistohallinnan ongelmista! Suunnitteluun, miettimiseen ja selvittelyyn ei löydy aikaa, eikä energiaa. Omin avuin suosta ei selvitä.

Kuitenkin kuva- ja aineistohallinta on ratkaistavissa nopeasti, jopa yhden työpäivän aikana.

Näin se meni eräällä asiakkaallamme.

Työ jakautui kolmeen päävaiheeseen:
1. Suunnittelu, eli käytännöistä sopiminen ja perehdytys
2. Täyttö, eli kuvien ja materiaalin valmistelu ja sisäänvienti
3. Levitys, eli käyttäjien kutsuminen ja tiedottaminen

Ennen käyttöönottoa on keskusteltu tarpeesta, tehty sopimukset ja sovittu aloituspäivämäärä. Tuleva pääkäyttäjä on jo kartoittanut, mistä kuvamateriaali löytyy ja muodostanut käsityksen mitä kuvapankkiin kannattaa ylipäätään viedä ja mitä jätetään ulkopuolelle. Aktiivista työtä ei kuitenkaan ole vielä tehty.

Edellinen päivä: Loyalistic perustaa asiakkaan kuvapankin.

08:00 Käyttöönottopalaveri

Konsultoiva tilaisuus, jossa kartoitetaan tilanne ja tarpeet ja valitaan yhdessä kuhunkin paras malli. Konsultti esittelee kuhunkin aina sopivimmat parhaat käytännöt. Tilaisuudessa on mukana kuvapankkipäätöksessä mukana olevat.

Palaverin aikana tarkennetaan kuvapankin asetukset sovitun mukaiseksi. Asiakkaalle muodostuu selkeä käsitys työtavoista. Näitä harjoitellaan pääkäyttäjän perehdytyksessä heti perään.

09:30 Pääkäyttäjän perehdytys

Siirrytään pääkäyttäjän koneelle. Käydään läpi kädestä pitäen sovitut hallintarutiinit, erityisesti kuvien ja aineiston valmistelu, tuonti ja julkaisu kuvapankkiin. Perehdytyksen aikana tuodaan kuvapankkiin aimo annos kuvia.

10:30 Kuvien ja aineiston valmistelu ja tuonti

Pääkäyttäjä tietää nyt miten toimia ja loppupäivä onkin työntäyteinen. Pääkäyttäjä käsittelee esim. Adobe Bridgen tai muun sopivan ohjelman avulla kuva-aineiston valmiiksi kuvapankkiin:

    * valitsee kuvat
    * tarkistaa, että laatu on haluttujen rajojen sisällä
    * hakusanoittaa
    * kirjoittaa selityksen kuvalle jos tarpeen.

Sopivan erän valmistuttua se laitetaan siirtymään kuvapankkiin lataustyövälineellä taustalla.

Välillä lounaalle ja työ jatkuu.

Iltapäivän aikana tärkeimmät on saatu käytyä läpi. Hakusanoitukseen, työtapoihin ja sen semmoisiin oli aamupäivän aikana sovittu käytännöt ja ne oli perehdytyksessä harjoiteltu, joten loppupäivä menikin sujuvasti ilman ihmettelyjä. Kuvia saatiin valmisteltua yli 500.

15:30 Viimeisetkin valmistellut kuvat on siirtynyt kuvapankkiin ja ne voidaan julkaista. 


Samalla onkin aika lanseerata kuvapankki. Pääkäyttäjä kirjoittaa kuvapankin etusivulle viestin käyttäjille ja lähettää palvelusta kutsut käyttäjille. Ylläpitäjälle lähetetään pyyntö lisätä web-sivuille linkki kuvapankkiin.

16:00 Kuvapankki on lanseerattu ja on aika lähteä kotiin.

Pääosa kuva- ja aineistomassasta tuli siirrettyä levynnurkalta tehokkaaseen, ja ennen kaikkea työtä säästävään käyttöön. Työpäivä on kiva päättää onnistumisen elämykseen ja tietoon siitä, että jatkossa kiirettä onkin jo huomattavasti vähemmän. Samalla pää alkaa pulputtaa ideoita: kuvapankkiin voisi viedä ilmoituspohjia, ja arkistosta voisi kaivaa parhaita kuvia vuosien varrelta. Mutta kaikkea ei tarvitse, eikä kannatakaan ratkaista kerralla.