Blogi: Aineisto hallussa

Thursday, December 2, 2010

Julkaisujärjestelmä ei ole kuvapankki

Verkkosivujen julkaisujärjestelmää, sisällönhallintajärjestelmää tai CMS:ää (Content Management System)  käytetään kuvien ja muun digitaalisen aineiston hallinnassa. Sinne viedään verkkosivuilla käytettäviä kuvia. Sen kautta jaellaan logoja ja kuvia niitä tarvitseville ulkopuolisille tahoille. Verkkosivuista vastaavalle julkaisujärjestelmä saattaa äkkiä tuntua ratkaisulta digitaalisen aineiston hallintaan.

Mutta julkaisujärjestelmä ei ole kuvapankki, vaikka sen kautta verkkosivuilla olisikin kuvapankiksi kutsuttu ominaisuus. Eikä se ole oikea väline digitaalisen aineiston hallintaan. Se ei ole oikea paikka kuville, logoille ja muulle digitaaliselle aineistolle, vaikka sitä siihen saatetaan nyt käyttääkin. Eihän verkkolevykään ole siihen oikea paikka. Miksikö?

Julkaisujärjestelmään vietävät kuvat pienennetään usein siihen kokoon, missä niitä webissä käytetään. Silloin niitä ei voi enää käyttää esitteissä, lehdissä, presentaatiossa eikä edes webissä isommassa koossa. Julkaisujärjestelmä ei siis sovellu monikanavaiseen käyttöön. Ja vaikka kaikki on menossa webbiin, niin verkkokauppakin julkaisee ilmoituksia lehdissä.

Julkaisujärjestelmän "kuvapankki" on muutaman kymmenen kuvan ja logon vapaaseen jakeluun tarkoitettu kuvagalleria ilman aitoa käyttöoikeuksien hallintaa. Kuitenkin tyypillinen organisaatio jakaa sisäisesti ja kumppaniensa kanssa satoja tai tuhansia kuvia ja aineistoa.

Julkaisujärjestelmän kautta aineisto on joko vapaasti jaossa tai vain hallinnoijien käytössä. Kuitenkin tyypillisesti tarve jakautuu erilaisiin ryhmiin erilaisin oikeuksin. Täysin vapaan jakelun lisäksi ulkopuolisille kumppaneille, kuten mainostoimistolle, halutaan jaella heidän tarvitsemaa aineistoa. Sisäinen käyttö ei rajoitu hallinnoijiin, vaan digitaalista aineistoa tarvitsee mm. kaikki esityksiä tekevät.


Julkaisujärjestelmää ei ole suunniteltu satojen tai tuhansien kuvien ja tiedostojen hallintaan, mikä on kuitenkin tyypillinen tarve. Usein julkaisujärjestelmässä on webissä julkaistu aineisto, originaalien lojuessa hallinnoijan levyn nurkalla tai verkkolevyllä. Jos edes siellä. Aito kuvapankki on suunniteltu tuhansien, jopa satojen tuhansien kuvien ja muun digitaalisen aineiston hallintaan. Se on nopea ja tehokas väline niin pienissä kuin suurissa aineistomäärissä.

Julkaisujärjestelmän lisäksi tarvitaan myös ratkaisu kuvien ja muun digitaalisen aineiston hallintaan, eli kuvapankki. Kuvapankissa hallitaan ja jaetaan painokelpoista aineistoa sitä tarvitseville. Sieltä haetaan ja viedään kuva julkaisujärjestelmään. Mutta myös katalogiin, esitteeseen, presentaatioon...

Lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.