Blogi: Aineisto hallussa

Friday, November 25, 2011

Canonin ja Nikonin köydenveto Land Roverilla: kumpi hajoaa ensin? Katso video

Oletko koskaan miettinyt mitä tapahtuu, jos Canonin ja Nikonin digikamerat kiinnittää toisiinsa ja vetää Land Roverilla? Kumpi pettää ensin, Canon vai Nikon? Entäpä hihna vai jalustakierre? Vai ehkäpä Land Rover.
Matti Sulanto päätti ottaa asiasta selvää.


Wednesday, November 23, 2011

Canon EOS-1DX ja katoavat kuvat

Juuri julkaistu Canon EOS-1D X maksaa noin 6000 euroa. Tuohon hintaan saa vain rungon. Päälle on syytä laskea linssit, jalustat ja muut tarpeet. Kameralaukun hinnaksi tuleekin helposti 10 000 euroa. Eikä unohtaa sovi palkkakuluja ja työasemaa softineen. Kuvaaminen on kallista.

Niinpä on ihmeellistä, että monet tuntemani kuvien parissa puuhaavat ihmiset, ammattikuvaajat ja suunnittelijat yrityksissä, eivät huolehdi kuvien säilytyksestä asianmukaisesti. 10 vuoden tuotanto saattaa olla kovalevyn nurkalla. Organisoimatta, muiden ulottumattomilla ja varmuuskopioimatta. RAID-levy ei ole varmuuskopioi, eikä hyllyssä oleva ulkoinen kovalevy ole luotettava varmuuskopiointilaite.
Suunnittelijallamme oli kotona 10 vuoden digikuvat ja oman yrityksen puitteissa tehdyt työt viimeisen päälle rakennetulla verkkopalvelimella. Eräänä päivänä yksi vikasietoisen RAID-levyjärjestelmän levyistä kuoli. Sitä selvittäessä suunnittelija onnistui tiputtamaan koko levypakan softasta irti. Kuvien pitäisi olla tallessa, mutta osaaminen ei riitä (jos edes on mahdollista) kytkeä pakkaa enää kiinni.
Kerron myöhemmin muutaman kauhutarinan lisää, ihan lähipiiristä. Esimerkiksi sen, kun eräs ammattikuvaaja kadotti kaikki kuvat Macistään, vahingossa.

Miksi ammattilaisen pitää puuhastella tallennusratkaisuissa kuluttajavehkeillä, vaikka kameraksi kelpaa vain paras?

Asiakkaiden ottamat kuvat lisäävät myyntiä

Moni kansainvälinen verkkokauppias on huomannut asiakkaiden ottamien tuotekuvien (englanniksi Action Shot) merkityksen. Ne nimittäin toimivat toisille asiakkaille suosituksena ja kertovat uusista käyttömahdollisuuksista. Varsin usein ne myös viihdyttävät. Ennen kaikkea ne kertovat, että tuotteen hankkineet selvästi fanittavat tuotetta niin paljon, että vaivautuvat kuvan lähettämään.

Think Geekissä asiakkaiden lähettämät kuvat ovat usein paras myyjä.

Hyvä esimerkki maailmalta on Think Geek. Samoin kannattaa tutustua ShopSavvyn blogijuttuun heidän kokemuksistaan.
Suomessa näitä näkee kuitenkin äärettömän harvoin. Kuten näkee ylipäätään asiakkaiden tuottamaa sisältöä, kuten tuotearviointeja tai tähditystä.



Ehkäpä suomalainen kauppias pelkää väärinkäyttöä tai teknisiä haasteita?


PS. getImageRight soveltuu API:n kautta asiakkaiden ottamien tuotekuvien säilytys- ja hyväksymispaikaksi.

Wednesday, November 16, 2011

Käyttöönotto 1 minuutissa

Tavoitteenamme on yksinkertaistaa yritysten kuvien, videoiden ja muun aineiston jakamista ja hallintaa. Yksi keskeinen asia yksinkertaistamisessa on käyttöönoton helpottaminen. Monessa yrityksessä kun pelätään asiaan ryhtymistä. Pelätään projektin paisumista, loputtomia palavereita, suunnittelua, vanhan aineiston läpikäyntiä, työmäärää...

Haluamme osoittaa, ettei kyse ole vaikeasta tai työläästä asiasta. 

Niinpä getImageRight on nyt käyttöönotettavissa 1 minuutissa.


Ota getImageRight ilmaiseen koekäyttöön.
Ota getImageRight ilmaiseen koekäyttöön. Tutustu kuinka helppoa kuvien sisääntuonti on ja kuinka näppärästi saat jaettua kuvat kolleegoidesi käyttöön. Tuosta se nimittäin lähtee. Kun porukka pääsee kiinni kuviin, hyödyt näkyvät heti.

Käyttöönottoapuri opastaa käyttöönotossa
Käyttöönottoapuri opastaa käyttöönotossa ja kertoo mitä seuraavaksi kannattaa tehdä.

Kuvien ja aineistohallinnan kuntoonlaitto ei enää ole projekti, vaan minuutissa suoritettu tehtävä.

getImageRightiin ei tarvita projekteja, projektiryhmiä, suunnittelua, asennuksia, servereitä, koulutusta, aineiston läpikäyntiä tai käyttäjien perehdyttämistä. getImageRight on 1 minuutissa valmis pilviratkaisu kuvien ja aineiston turvalliseen hallintaan ja jakamiseen niin yrityksen sisällä kuin sidosryhmienkin kesken.

PS. Jos olet seurannut blogiamme tai lukenut opastamme, muistat 8 tunnin kuvapankkiprojektin. Eikä tuosta ole aikaa kuin reilu puoli vuotta. Paljon on siis menty eteenpäin.

Kuvien massamuokkaus on helppoa Clipboardin kautta

Kuva-arkisto toimii paremmin jos se on järjestyksessä. Arkisto vaatii aina helpoimmillaankin hoitoa: Vanhentuneita kuvia on poistettava, hakusanoja lisättävä, oikeuksia muutettava.

Useiden kuvien massamuokkaaminen onnistuu Clipboard-toiminnon avulla helposti.

1. Hae muokattavat kuvat
Käytä hakua, kategorioita hakeaksesi haluamasi kuvat. 

2. Valitse kuvat

Valitse kuvat. Paina hiiren nappi pohjaan ja vedä kuvien yli. Tai ctrl-klikkaa. Tai klikkaa kunkin kuvan alla olevaa ikonia.

3. Siirrä Clipboardille
Siirrä valitut leikepöydälle. Voit myös siirtää kuva kerrallaan kuvan alla olevasta ikonista.

Muista, että voit kerätä leikepöydälle kuvia useista hauista.

2. Mene Clipboardille

3. Tee haluamasi muokkaustoimet
Harmaalla pohjalla olevat kuvat on valittu ja muokkauksesi kohdistuvat niihin. Tee ensin kaikille kuville yhteiset muutokset. Kohdista sen jälkeen muutokset osajoukkoon joko poistamalla ensin kaikki valinnat ja valitsemalla haluamasi kuvat, tai poista joukosta vain osa ctrl-klikkaamalla.
 Voit muokata Clipboardin kautta hakusanoja, oikeuksia, otsikkoa, kuvatekstiä, kuvaajaa ja copyright-tietoa. Voit myös helposti poistaa kuvia.

Clipboard-toiminto on myös käytössä jos valitset etusivulta Upload Batchin tai varoituksen esimerkiksi puuttuvista hakusanoista.

Yksi kuva, monta kokoa. Automaattisesti


Kuvista tarvitaan usein eri kokoisia versioita eri käyttötarpeisiin kuten esityksiin, webiin, sähköpostimarkkinointiin sekä erilaisiin verkkopalveluihin. Iso korkearesoluutiokuva paisuttaa PowerPoint-esityksiä tarpeettomasti, eikä monet web- tai sähköpostimarkkinointivälineet osaa pienentää kuvaa automaattisesti. Verkkopalveluissa taas kuvalle saattaa olla pienennysautomatiikka, muttei business-tasoisille isoille korkearesoluutiokuville. Ne saattavat pysähtyä palvelun tiedostokokorajoitukseen.

Käyttäjälle kuvien pienentäminen käsin on hankalaa. Harvalla on ammattilaisen välineet, kuten Photoshopit tai tarvittavaa kokemusta. Kun asiaa tekee harvoin, se unohtuu. Jokainen ylimääräinen työvaihe nostaa kynnystä itse asian tekemiseen, esimerkiksi webbisivun päivittämiseen. Niinpä se jää tekemättä, siihen tarvitaan aina apua tai pahimmillaan se halutaan hankalana vaiheena ulkoistaa. Mikä on tietenkin todella kallista.

getImageRight tarjoaa mahdollisuuden ladata kuva halutussa koossa.  Pääkäyttäjä voi asettaa valmiita vakiokokoja yleisimpiin tarpeisiin. Presentaatioon saa siis valmiiksi pienennetyt kevyemmät kuvat, jolloin PowerPoint-tiedosto ei paisu turhaa trendikkäissä kuvaesityksissäkään. Eikä webiin meneviä kuvia tarvitse enää pienennellä Paintillä. Vakiokokojen lisäksi käyttäjä voi aina valita juuri haluamansa koon.
.
Kuvan voi ladata halutussa koossa. Voit tallentaa asetuksiin valmiit kokoasetukset.

Kuvat pienennetään haluttuun kokoon latauksen yhteydessä. Tämä tarkoittaa, että getImageRightiin tarvitsee tuodaan ja tallennetaan vain yksi kuvakoko ja siitä tehdään latauksen yhteydessä automaattisesti lennossa käyttäjän haluama kuvakoko. Vakiokokoja voi siis muuttaa joustavasti jos vaikkapa webbisivujen kuvakoko muuttuu. Ja käyttäjällä on aina käytössään vapaavalintainen kuvakoko.



  

Tuesday, November 1, 2011

Kuvat kännykkäkamerasta suoraan getImageRightiin

getImageRight on myös näppärä tapa kerätä ja jakaa kännykkäkuvia. Kuvaa esimerkiksi kokousfläpit ja valkotaulut, dokumentoi projektit tai laita talteen esityksiin ja blogeihin sopivaa nähtyä.

getImageRightiin voit lähettää kuvia kaikilla kännyköillä, joissa voit lähettää kuvia sähköpostilla. Näin homma toimii iPhonella:

Ota kuva

Mene Camera Roll:ille ja klikkaa lähetä-nappia

Valitse Email Photo

Klikkaa To-kenttää

Kirjoita vastaanottajaksi getImageRightisi sähköpostiosoite. Otsikon voit jättää tyhjäksi.
Jos jätit otsikon tyhjäksi, saat varoituksen johon vastaa Send.

Valitse lähetettävä koko, yleensä Actual Size.

Nouda getImageRightisi sähköpostiosoite käyttäjätili-sivulta.

Thursday, October 20, 2011

Kuvia sähköpostissa? Lähetä ne getImageRightiisi


Jos sähköpostilaatikkosi pullistelee kuvia, logoja ja muuta aineistoa, voit lähettää ne nyt kätevästi edelleen getImageRightiin suoraan sähköpostista. Näin aineistosi on arkistoitu, löydettävissä ja halutessasi jaettuna kollegoidesi käyttöön.

Kuvien, logojen ja muun aineiston lähettäminen ei voisi olla vaivattomampaa. Lähetä edelleen liitteitä sisältävä sähköposti getImageRightisi sähköpostiosoitteeseen. Se on siinä. Ei voisi olla helpompaa. Sähköpostiosoitteen löydät käyttäjätili-sivulta.

Lähetä kuvat ja aineisto turvaan getImageRightiisi. Poimi sähköpostiosoite käyttäjätilistäsi.
Näin saat ominaisuuden käyttöösi:

Mene käyttäjätiliin

Klikkaa hallitse kuvien sisäänlataussääntöjä
Klikkaa Edit säännön kohdalla.

Valitse "Use email upload" ja muokkaa osoite haluamaksesi. Tallenna sivu.

Palaa käyttäjätiliin
Poimi sähköpostiosoite täältä. Lähetä se postilaatikkoosi sähköpostilla.

Jokaisella sisääntuontisäännöllä on oma sähköpostiosoite. Luo uusia sääntöjä, vaikkapa lehdistökuville. Näin voit lähettää lehdistöosuuteesi helposti kuvat ja muut liitteet suoraan sähköpostista vaikka lehdistötilaisuudessa istuessasi!

Kokeile kuvien lähettämistä suoraan kännykästäsi. Tee oma sääntö muistiinpanoille, nappaa kuva fläppitaulusta ja lähetä talteen getImageRightiin. Helppoa kuin mikä.

Sisääntuontisäännöt helpottavat elämää

Uusien kuvien ja aineiston sisääntuonti on usein rutiinia: Pressikuvat jaetaan tietyin asetuksin, tuotekuvat tietyin ja ilmoitusaineisto kolmannella. Joihinkin pitää aina lisätä tietyt hakusanat. Omaan arkistoon olisi kiva myös panna talteen materiaalia jatkokäsittelyä odottamaan. Aina ei viitsisi miettiä jokaista asiaa uudestaan. Homman pitäisi olla helppoa.

Uudet sisääntuontisäännöt (Upload rules) tekevät kuvien sisääntuonnista helppoa.

Valitset kuvat ja tarkistat, että ehdotettu sääntö on oikea. Sitten käynnistät latauksen. Se on siinä.


Sisääntuontisääntösi sisältää julkaisuasetuksetasettaa oikeudet ja lisää tyypilliset hakusanat.
Säännön taakse voit tallentaa oikeudet, hakusanat ja muita asetuksia. Sisääntuonnin yhteydessä voit helposti lisätä vielä tuomiisi kuviin liittyviä muita hakusanoja säännössä olevien lisäksi. Esimerkiksi kyseistä kuvausta koskevaa tietoa.

Tee säännöt vaikkapa pressikuville, tuotekuville ja omille kuvillesi. Voit luoda sääntöjä kaikille käyttäjille (vain pääkäyttäjä) tai vain sinulle näkyviä henkilökohtaisia sääntöjä.

Säännöt ovat käytettävissä myös sähköpostin kautta kuvia lähettäessäsi, jos olet aktivoinut sähköpostitoiminnon säännölle.

Wednesday, September 28, 2011

Vinkki: Hanki kuvia varastoon

Esimerkki kuvatoimistokuvasta, jota voi käyttää erilaisissa käyttötarpeissa. (c) iStockphoto / Dragan Trifunovic
Sopivan kuvan hankkiminen on usein puolimahdotonta silloin kun sitä tarvitsisi. Voit hyvin kuvitella mielessäsi sen kuvan jota haluaisit käyttää. Valitettavan usein kuvittelemasi kuva tapahtuu toisessa ajassa, paikassa, tilanteessa tai olosuhteissa. Niinpä et voi lähteä sitä kuvaamaan, tai lähettää kuvaajaa paikalle.

Kuvaamista ei voi jättää tarpeeseen. Tämän tietää jokainen kuvatoimisto. Kuvat kuvataan varastoon. Siksi kuvatoimistokuvaa kutsutaankin englanniksi stock photoksi, varastokuvaksi.

Oma kuvavarasto helpottaa kaikkien viestinnän haasteiden kanssa puuhastavien elämää, on kyse sitten perinteisistä markkinointi- ja viestintäfunktioista; dokumentteja ja esityksiä tekevistä myyjistä, johdosta tai asiantuntijoista: tai lukuisista webin ja sosiaalisen median parissa puuhastavista sisällöntuottajista. Jokainen tarvitsee kuvaa asettaakseen kohderyhmänsä oikeaan kontekstiin ja konkretisoimaan asiansa.

Kerron tässä kuinka rakennat omat kuvavaraston organisaatiollesi.

Oman tarpeen kuvittaminen ei edellytä isoa kuvavarastoa, sillä aihepiiri on kapea. Alkuun pääsee jo kymmenillä kuvituskuvilla. Tämän lisäksi tulevat luonnollisesti tuote- ja henkilökuvat.

Kuvavarasto syntyy keräämällä käytettävät kuvat, kuvauttamalla varastoon ja hankkimalla kuvia kuvatoimistoista keskitettyyn paikkaan johon kaikilla on pääsy.

Keskitä:  Perusta kuvavarasto getImageRightiin tai vastaavaan. Tärkeää on, että kuvat on yhdessä paikassa, kaikilla on sinne pääsy, kuvia on helppo löytää, käyttää ja tuoda lisää. Lisäksi varaston hallinnan on oltava helppoa ja käytön turvallista ja tarvittaessa kontrolloitua.

Kerää: Aloita valjastamalla käyttäjäsi keräämään käyttämänsä kuva kuvavarastoon koko organisaation käyttöön sen sijaan että jokainen pitää kuvat visusti omassa piilossa ja pois käytöstä. Kun kuva on koko organisaation käytössä, porukalla on suurempi motivaatio nähdä vaivaa esimerkiksi oman toiminnan kuvaamisessa tai dokumentoinnissa. Samalla kuvavarasto kasvaa. Kannusta siis työntekijöitä keräämään kuvaa päämiehiltä, omista kätköistä ja kuvaamaan sitä.

Kuvauta: Kerääminen ei kuitenkaan yksin riitä. Organisaatio tarvitsee toiminnastaan ja alastaan kuvituskuvaa, joka vaatii hieman suurempia kuvausjärjestelyjä kuin mitä oman toimen ohessa ja omilla vehkeillä onnistuu. Silloin tarvitaan paikalle ammattikuvaajaa. Kuvaaminen kannattaa tehdä isommissa erissä, jolloin samalla kertaa saadaan otettua suuri määrä materiaalia useampaan eri käyttätarpeeseen. Suunnitellaan siis vaikkapa kuvausaiheet koko päiväksi, jolloin kuvaajan ja kuvausjärjestelyjen kulut jakautuvat koko erälle ja tiputtavat kappalehinnan varastokuvalle sopivaan hintaluokkaan.

Esimerkkejä tuotettavista kuvituskuvista on mm. kuvat tuotannosta, asiakaspalvelusta, myynnistä, raaka-aineista, teknologiasta, palvelutilanteista ja tuotteista luonnollisissa käyttöympäristöissä. Samaan kuvaussessioon voi hyvin yhdistää henkilöiden kuvauksia, ryhmäkuvia ja toimitilojen ja rakennusten kuvaamiset. Samoista kohteista kannattaa ottaa kuvia eri käyttötarkoituksiin. Esimerkiksi tuotantokoneesta voidaan ottaa kuva itse koneen esittelyyn, työvaihekuvia ja fiiliskuvia tuotannosta. Toisissa ruuduissa on tärkeää, että kone on nimenomaan tunnistettavissa jos käyttötarve koskee juuri tuota konetta, toisissa ruuduissa kohde kannattaa esittää yleisemmin jos halutaankin kuvittaa tuotantoa tai työvaihetta yleensä. Tällöin on hyvä, että kuva ei yksilöi laitetta liikaa, vaan samaa kuvaa voidaan käyttää vaikka kone olisikin jo vaihtunut joksikin toiseksi. Henkilöstöstä on niinikään hyvä kuvata "ihmisiä työssä", siis yksilöimättä henkilöä. Näin kuvia voidaan käyttää myös vaikka henkilö ei enää olisikaan palveluksessa.

Kuvaajan on hyvä antaa kiertää tiloissa ja hakea mielenkiintoisia näkökulmia. Esimerkiksi tylsä varoituskyltti saattaa sopivasta kuvakulmasta ja rajauksella muuttua mielenkiintoiseksi kuvituskuvaksi vaikkapa johdon esitykseen kun kerrotaan turvallisuuden merkityksestä toiminnassanne.

Kuvaajaa valittaessa kannattaa etsiä kuvaajaa, joka hallitsee varastokuvaamisen. Kuvaaja, joka on elättänyt itseään kuvatoimistoille omalla riskillä tuottamasta varastokuvasta, on oppinut ihan oman lompakon kautta miten kuvataan edullisesti paljon kuvaa vielä tuntemattomiin tarpeisiin. Tästä osaamisesta kannattaa maksaa.

Osta: Omaa kuvavarastoa kannattaa täydentää myös kuvatoimistoista. Julkaisuvapailla (royalty free) oikeuksilla ostettua kuvaa voi käyttää omassa toiminnassa yhä uudestaan. Niinpä kuvan voi ostaa kuvatoimistosta omaan varastoon. Nämä kuvat eivät tänä päivänä montaa euroa tai kymppiä maksa. Kannattaa kuitenkin tutustua kuvatoimiston ehtoihin ja hinnoitteluun, sillä halvimmissa hintaluokissa julkaisuoikeudessa saattaa olla yllättäviä rajoitteita. Kuvat kannattaa myös ostaa siinä koossa, että niitä myös voidaan käyttää uudestaan muussakin tarpeessa. Webiin pienessä resoluutiossa ostettu kuva ei juuri muuhun käyttöön riitä, vaikka oikeudet olisikin riittävät.

Ratkaise siis kuvitustarve jo ennakkoon keskittämällä, keräämällä, kuvauttamalla ja ostamalla kuvaa  varastoon.

Wednesday, September 21, 2011

getImageRight 2.1 julkaistu

Uusi getImageRight 2.1 on julkaistu ja kaikilla käyttäjillä heti käytössä.

Lataa kuva halutussa koossa
Päivityksen myötä kuvan voi nyt ladata halutussa resoluutiossa. Pääkäyttäjä voi asettaa valmiita vakiokokoja yleisimpiin tarpeisiin. Presentaatioon saa nyt siis valmiiksi pienennetyt kevyemmät kuvat, jolloin PowerPoint-tiedosto ei paisu turhaa trendikkäissä kuvaesityksissäkään. Eikä webiin meneviä kuvia tarvitse enää pienennellä Paintillä.
Kuvan voi nyt ladata halutussa koossa. Voit tallentaa asetuksiin valmiit kokoasetukset.

Kuvat pienennetään haluttuun kokoon latauksen yhteydessä ns. lennossa. Niinpä vakiokokoja voi muuttaa joustavasti jos vaikkapa webbisivujen kuvakoko muuttuu. Käyttäjä voi aina valita haluamansa resoluution omaan tarpeeseensa.

Lataamisen täysremontti
Uusimme samalla korin ja lataamisen toiminnot kauttaaltaan. Prosessista on poistunut välivaiheita ja käyttö on tullut entistä suoraviivaisemmaksi. 

Kuvan saa nyt ladattua kaikista näkymistä suoraan originaalina tai halutussa koossa.

Korin saa nyt ladattua napin painalluksella kerralla. Korissa ei tueta kokomuutoksia.

Haluatko laittaa useita kuvia kerralla koriin? Onnistuu. Maalaa (klikkaa ja vedä) halutut kuvat ja vie koriin tulospalkissa olevalla kuvakkeella. Tai valitse yksittäiset ctrl-klikkaamalla.

Helpompaa muokkaamista
Käytettävyystalkoot jatkuvat hallinnointipuolella. Olemme tehneet useita kymmeniä pieniä muutoksia jotta käyttö olisi entistä helpompaa. Pääkäyttäjätoimintoja on eriytetty selkeämmin tavallisen käyttäjän toiminnoista ja ne on koottu työkalupaneeliin, joka aukeaa automaattisesti sivun oikeaan laittaan.

Valitse maalaamalla ja muokkaa lennossa.

Jos haluat muokata kuvia, valitse ne yksitellen, ctrl-klikkaa halutut tai maalaa (klikkaa ja vedä yli). Vie leikepöydälle tulospalkin kuvakkeella. Jatka keräilyä. Kun olet valmis, klikkaa leikepöytää ja aloita muokkaaminen. Leikepöydällä voit vielä valita haluatko kohdistaa tietyn muokkauksen kaikkiin vai vain erikseen valittuihin kuviin.

Enemmän säädettävää
getImageRight oli vielä toukokuussa käyttöönottoprojektin kanssa toimitettava tuote. Sen lukuisat asetukset ovat olleet piilossa vain asiakastukemme saatavilla. Teemme nyt kovasti työtä, jotta pääkäyttäjät pääsisivät itse säätämään palveluaan mielensä mukaan. Tässä päivityksessä toimme säädettäväksi uusia asetuksia ja näkyville mitä tulemme lähitulevaisuudessa avaamaan. Mietimme jokaisen asetuksen kohdalla miten saamme ne itsestäänselviksi ja yksinkertaisiksi. Niinpä työ ottaa aikaa.

Osa asetuksista on harmaana ja pois käytöstä koekäytössä ja versioissa, joissa ominaisuus ei ole käytössä. Lisäksi aikaisemmin projekteissa käyttöönotetuissa palveluissa voi olla asetuksia, jotka eivät ole yhteensopivia asetuskäyttöliittymän kanssa. Nämä asetukset on silloin harmaana. Muutokset onnistuvat asiakastuen kautta.

API aukeaa
getImageRight aukeaa syksyn aikana helpolla REST API:lla käytettäväksi omista ohjelmista ja skripteistänne käsin. Tunnistusmekanismina tullaan käyttämään OAuth 2.0:sta. Tämän päiväisen päivityksen yhteydessä API:sta on valmiina kuvien lataamiseen käytettävä toiminnot, ja olemme siirtyneet web-käyttöliittymän osalta jo käyttämään API-rajapintaa. Tulemme julkaisemaan dokumentaation kun API on kokonaisuudessaan valmis. API on kuitenkin käytettävissänne beta-versiona jo nyt. Pyydä lisätietoja asiakastuesta.

Kehitystyö jatkuu, eli syksyn road map
Kehitystiimimme paiskii töitä syksyn aikana tosissaan. Tulemme julkaisemaan päivityksiä n. 2-3 viikon välein sitä mukaan kun ominaisuudet läpäisevät testimme. Oheinen road map on siis viitteellinen. Tuomme ominaisuuksista tyypillisesti nopeaan tahtiin kaksi versiota, perusasiat ensin ja viilaukset sitten. Näihin päivityksiin sisältyy lisäksi suuri määrä teknisesti pienempiä päivityksiä.

vko 40: Upload-asetukset. Sisääntuonti suoraan tiettyyn kohteeseen, kuten lehdistökuviin. Samalla poistuu tarve täyttää hakusanoja ja oikeuksia sisääntuonnin yhteydessä. Mahdollisuus lähettää kuvia sisään sähköpostilla esim. älypuhelimesta. Ladattuihin (download) kuviin päivitetään palvelussa muokatut metatiedot.

vko 42: Käyttöönottouudistuksia. Koekäyttö- ja partner-versioiden käyttöönotto suoraan webbisivuilta sähköpostiosoitteella. 

vko 44: Tagit ja kokoelmat: Hakusanojen lisäksi mahdollisuus lisätä kategorioita, kokoelmia, valopöytiä, henkilötagejä, paikkatageja sekä omia erikoistagejä kuten tuotenumerotagejä. 

vko 46: API + hosting: OAuth-tunnistus, dokumentaatio ja kuvien hosting esim. webbikauppaanne varten.
vko 48: Miniversio palvelusta webbisovelluksia varten. 

Wednesday, August 10, 2011

getImageRight 2.0 julkaistu

getImageRight 2.0 on julkaistu.

getImageRight 2.0 päivitys keskittyy kuvien sisääntuomisen ja hallinnoinnin uudistuksiin. Aikaisemmin kuvat valmisteltin metatietojen, kuten hakusanojen osalta, kuvankäsittelyohjelmassa ja tuotiin valmiina getImageRightiin Uploader-apuohjelmalla. 2.0:n myötä kuvat voidaan tuoda sisään selaimelle ja valmistella getImageRightissa. Uusien ominaisuuksien myötä kuvat kannattaa tyypillisesti hakusanoittaa ja täydentää vasta getImageRightin puolella, sillä käytettävyys ylittää monet johtavista kuvankäsittelyohjelmista. Vanhat toimintatavat ovat toki edelleen käytössä ja sisääntuoduista kuvista luetaan niissä mahdollisesti jo olevat metatiedot.

Kuvia ja muita tiedostoja voi nyt tuoda helposti sisään selaimella. Uusi web upload toiminto mahdollistaa jopa useiden kymmenien kuvien tuonnin kerralla selaimella.

Uusi Web Upload tekee kuvien sisääntuonnin helpoksi.

Kuvien massamuokkaus on niin ikään täydellisesti uudistunut. Toolbox-toiminnolla poimittujen, sisääntuotujen tai virheellisten kuvien muokkaus on helpompaa kuin monissa hyvinä pidetyissä työasemasovelluksissa.

Kuvien tietojen muokkaus onnistuu Toolbox-toiminnolla sujuvasti isollekin kuvamäärälle.
Kehittyneemmät varoitukset tuovat esille aineistossa olevia ongelmia, kuten puuttuvia hakusanoja. Toolbox-toiminnolla näiden korjaaminen on helppoa. Aikaa ei tarvitse käyttää virheellisen aineiston etsimiseen ja korjaamiseen.

Sisääntuontierät (Import Batch) niputtavat samalla kerralla tuodut kuvat yhteen. Sisääntuontieriin pääsee käsiksi hallinnoijan etusivulta tai kuvan tiedoista. Usein saman erän kuvat ovat samasta otoksesta, esimerkiksi samasta tilaisuudesta. Erätoiminnon avulla hallinnoija pääsee kätevästi käsiksi kaikkiin kerralla sisääntuotuihin kuviin ja muokkaamaan niitä.

Ilmeen muokkaus onnistuu nyt pääkäyttäjältä itseltään.

getImageRightissa on lisäksi lukuisia käytettävyysparannuksia.

2.0 päivitys tuo kuvien jakamisen kaikenkokoisten organisaatioiden käyttöön kun 1.x keskittyi käytännössä enemmän markkinointi- ja viestintäosastojen tarpeisiin.

Thursday, May 5, 2011

Softayrityksen maailmanvalloitus jäi parista kuvasta kiinni

Olin hetki sitten erään huomattavan pohjoismaisen softayrityksen partneriohjelman lanseeraustilaisuudessa. Tilaisuus oli yritykselle erittäin tärkeä. Aikaisemmin yritys oli pyrkinyt palvelemaan omilla ratkaisuillaan mahdollisimman montaa toimialaa. Se oli kuitenkin kallista ja sitoi resursseja. Nyt maailmanvalloituksen kynnyksellä sen oli pystyttävä keskittymään ydintuotteeseen, sillä niskaan hengitti maailmanjättiläinen. Sen oli saatava kotimarkkinoille mahdollisimman monta partneria myymään ja toteuttamaan toimialakohtaisia ratkaisuja yrityksen tuotteen päälle.

Tilaisuuteen olikin panostettu, viimeisen päälle. Paikaksi oli valittu yksi keskustan parhaista hotelleista. Kutsut oli lähetetty, sähköisesti ja paperilla, varmuuden vuoksi useaan kertaan. Puhelimellakin oli muistuteltu. Niinpä paikalle oli saatu 50 partnerikandidaatin kiireistä toimitusjohtajaa, osa ihan matkan päästä.

Vastaanotto oli miehitetty varman päälle, ja vielä kerta senkin päälle. Tarjoilut olivat ensiluokkaiset. Saliin oli varattu ylimääräisiä näyttöjä, jottei heikkonäköisimmältäkään jäänyt pieninkään esityksen yksityiskohta sumean peittoon. Yrityksen brändirekvisiittaa oli sitäkin raahattu paikalle pienellä pakettiautolla. Jokaiselle tuolille oli varattu muistikirjat ja muuta rekvisiittaa.

Puhujiksi oli valittu parhaat asiantuntijat, yrityksen ykköskaartia, ympäri Pohjoismaita ja Suomea tilaisuutta varten paikalle lennätettyjä. Tueksi oli tuotu myös asiantuntijoita, jos vaikka vierailta tulisi vaikeita kysymyksiä.

Esityksiä varten oli nähty vaivaa. Oli mietitty mitä yleisö haluaa ja lähdetty siitä liikkeelle. Kartoitettiin markkina, mahdollisuudet, yrityksen yhteistyöhalu ja tehtiin tömeriä lupauksia ja listattu jokainen olennainen pointti. Lisäksi presikset täyttivät tiukimmankin brändipoliisin vaatimukset. Kaikki oli siis tip top.

Mutta mikä sai aikaan joukkopaon tilaisuuden puoliajalla? Mihin kaikki tuo panostus lopulta kaatui? Mikä pysäytti, tai ainakin viivästytti pörssiyrityksen maailmanvalloitusta? Kuvien puute.

Maailmanvalloitus jäi kuvista kiinni


Esitysten vahvat pointit eivät pudonneet yleisöön, eivät vakuuttaneet sitä, koska niitä ei osattu visualisoida. Yleisöä ei autettu ymmärtämään, laittamaan kontekstiin, hahmottamaan tai kokemaan tunteita. 10 pallukkaa business jargonia aiheeseen kuulumattomalla leikekuvalla eivät alleviivanneet tai nostaneet esille keskeisiä asioita. Yleisö yritti ymmärtää, kaivaa olennaista, koska esityksissä sitä ei ollu tehty valmiiksi.

Ei ollut tehty valmiiksi, koska heillä ei ollut siihen välineitä.

Vaikuttava esitys tukeutuu aina vahvoihin visuaalisiin apuvälineisiin, eli kuviin. Yksi kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Tutkimusten mukaan 10 % ihmisistä muistaa tekstin tai puheen välityksellä kerrotun asian kolmen päivän kuluttua. Kun mukaan lisätään pointin mukainen kuva, 65 % muistaa sen. Viestisi menee siis perille 6,5 kertaa paremmin!


Tarkoitus ei ole kuvittaa, vaan kertoa kuvalla se mitä halutaan sanoa. Kuvan täytyy alleviivata viestiä. Visualisoida se. Sen pitää saada kuulija tuntemaan, sillä ihmiset muistavat sen minkä tuntevat.

Näille esiintyjille ei annettu edes mahdollisuutta. Kuvia ei voi käyttää, jos niitä ei ole. Yrityksen kuvapankista löytyivät logot, presispohjat, tuotekuvat, johdon naamataulut ja muutama mitäänsanomaton kuvitus- tai leikekuva. Eipä juuri apua.

Jos käytössä olisi ollut laaja yrityksen aihemaailmaan sopiva kuvakokoelma, esitysten pointit olisi saatu ymmärretysti ja muistettavasti kerrottua.

Tuollainen kuvakokoelma syntyy keräämällä kuvia kaikkien esityksiä tekevien toimesta yhteen paikkaan, getImageRightiin. Kuvia voi kuvata itse, niitä voi hankkia kuvatoimistoista tai kuvauttaa ammattilaisilla.

Yrityksen kuvakokoelmasta täytyy löytyä tyypillisten markkinoinnin tarpeiden lisäksi mm. kuvia toimialasta, kilpailijoista, teknologioista, yksityiskohdista, mutta erityisesti kuvaa jolla kerrotaan vaikkapa hyvästä palvelusta, huonosta palvelusta, menestyksestä, kriisistä...

Wednesday, May 4, 2011

Tiedostojen nimeämiskäytännöt

"Miten minun tulisi nimetä kuvatiedostot?" on jostain syystä asiakastapaamisissa yleisimmin esille tuleva kysymys. Mutta ei koskaan neukkarissa. Vaan käytävällä kahden kesken. Ikäänkuin salaisuutena: "Ethän kerro kenellekään, että kyselen tyhmiä

Eikä siinä mitään, kyllä meidänkin firmassa välillä istutaan porukalla tunti jos toinenkin tappelemassa jonkun hakemiston nimestä tai nimeämiskäytännöistä. Tiedostojärjestelmässä nämä ovat keskeisiä asioita.

getImageRightin näkökulmasta on kylläkin aivan sama, vaikka kaikki tiedostot olisivat alunperin saman nimisiä. Nimittäin kun kuva, tai muu aineisto tiedosto tuodaan getImageRightiin, se nimetään järjestelmän sisällä sisäisellä ID:llä. Kun kuva ladataan myöhemmin ulos, tiedoston nimi vaihdetaan takaisin alkuperäiseen. Ellei perusasetuksia ole muutettu. Niinpä getImageRightiin voidaan tuoda vaikka 10 000 kuva1.jpg nimistä tiedostoa. Ei tosin samalla kertaa.



Tiedostojen nimeämiseen ja hakemistoihin kannattaa kuitenkin käyttää vähän aikaa. Hyvä nimeämiskäytäntö tekee asioita yksinkertaisemmaksi. Silloin voidaan kytkeä päälle "salli kuvan automaattinen vaihto" -toiminto, jolloin kuvia voidaan helposti vaihtaa tuomalla uusi kuva samalla nimellä getImageRightiin. Eräs asiakkaamme käsitteli uudestaan kymmeniä tuhansia kuvia ja toi ne tämän asetuksen avulla sisään edellisten päälle hyvin näppärästi. Toinen hyöty tulee siitä, että getImageRightista voidaan katsoa kuvan alkuperäinen nimi ja etsiä omilta kovalevyiltä esimerkiksi kuvan RAW-versio, jos sitä ei ole tuota getImageRightiin. Siinäpä ne edut olivatkin.

Kuvien nimeämiskäytännössä on useita haasteita, miksi yksilöllisiin nimiin pyrkiminen ei välttämättä ole vaivan arvoista. Organisaatiossa, jossa kuvia tuodaan sisään useiden henkilöiden toimesta, on käytännöistä sopiminen hankalaa ja noudattaminenkin vähän niin ja näin.

Jokainen kamera numeroi kuvat automaattisesti omalla logiikallaan. Niinpä yhdellä kameralla numerot ovat juoksevia, mutta jos käytössä on kaksi kameraa, voivat nimet olla päällekkäisiä. Monissa sisääntuontiohjelmissa voi tiedostot nimetä näppärästi uudestaan. Niin myös Windowsissa.

Import Pictures and Videos -toiminto tekee jokaisesta sisääntuodusta erästä oman kansion, päivämäärän mukaan. Jos sisääntuotavalle erälle antaa tagin, tiedostot nimetään sen mukaan. Yksi ajatus voisi olla nimetä vuoden ja aiheen mukaan. Esim. 2011 virkistyspäivä. Tällöin tiedostot saavat nimekseen 2011 virkistyspäivä 1.jpg -tyyppiset nimet. Välilyönneillä ja muut välimerkit, kunhan ne on käyttöjärjestelmän puolelta sallittuja, toimivat aivan mainiosti.


Paras käytäntö on kuitenkin lisätä nimen alkuun aina yrityksen nimi tai lyhenne.

Tiedostojen nimeämisissä kannattaa ottaa huomioon, että nimeämisen pitäisi olla yksilöllistä hakemistojen yli, eli vaikka kaikki tiedostot tuodaan samaan hakemistoon, niin päällekkäisiä nimiä ei löydy.

Kuvan arvon jalostaminen

Kuvan arvo nousee kun sitä käsitellään paremmaksi. Se on siis valmiimpi käyttää. Kuvan arvo voi myös pudota, jos käsittely viedään käyttökohdekohtaiseksi. Esimerkiksi kuvan muunto CMYK-muotoon nostaa sen arvoa juuri tietyssä käyttökohteessa, mutta pienentää sen arvoa yleisesti, jopa peruuttamattomasti. 

Kuvan käsittelyastetta ei voi yleensä ohjelmallisesti selvittää. On kuvaajan, kuvankäsittelijän tai kuvan ostajan tehtävä määritellä, onko kuva käsittelemätön raakakuva, käsitelty jakokelpoinen vai ylikäsitelty tiettyyn käyttökohteeseen optimoitu. Kannattaa huomata, että kuvankäsittely tulisi tapahtua kuvaajan toimesta, sillä hän on usein ainoa henkilö, joka on ollut kuvauspaikalla ja tietää minkä värisiä kuvassa esiintyvät asiat oikeasti olivat.

Kuvan arvoa nostaa myös sen metatiedot. Kuvan käyttöä varten on tiedettävä kuka kuvan on ottanut, millä oikeuksilla tai lisenssillä se on hankittu eli voidaanko sitä käyttää; ketä kuvassa on sekä onko näiltä henkilöiltä suostumus eli mallilupa. Ilman näitä tietoja kuvan käyttömahdollisuudet ovat varsin rajalliset.

Kuvan arvoa nostaa myös sen löydettävyys. Kuva, jota ei ole hakusanoitettu, on mahdoton löytää, joten sen arvokin on alhainen.

Lopuksi kuvat eivät koskaan ole samanarvoisia, vaikka ne olisi kuinka hyvin käsitelty, hakusanoitettu ja metatiedot tallennettu. Toiset kuvat ovat roskaa, toiset arvokkaita vain hetken ja muutama saattaa olla monivuotinen klassikko. Karsinta nostaa kuvan arvoa. Yksi karsinta ei riitä, sillä joidenkin kuvien arvo tai arvottomuus selviää vasta ajan kanssa. Kuvien luokitteluun voidaan käyttää tähditystä. Tällöin yleensä vältetään kolmosta parempien tähtien antamista kuvalle käsittelyn yhteydessä. Korkeammat tähdet annetaan vasta esimerkiksi vuoden parhaille kuville.

Tuhoamaton kuvankäsittely (Parametric Image Editing eli PIE)

Kuvia voidaan käsitellä lähtökohtaisesti kahdella tavalla: perinteisesti pikseleitä muuttamalla tai parametrisesti tuhoamatta tietoa.
Perinteisessä kuvankäsittelyssä kuvan pikseleitä muutetaan ja muutokset tallennetaan tiedostoon. Esimerkiksi Photoshop-työskentely on tyypillisesti tällaista. 

Monet muutokset ovat luonteeltaan tuhoavia. Muutosta ei voida perua ilman, että kuvan laatu heikkenee. Niinpä kuva saatetaan käsitellä nyt tiettyyn käyttöön. Myöhemmin haluttaisiin käsitellä se eri tavalla, mutta tämä ei ole mahdollista, sillä tehtyjä muutoksia ei voida peruuttaa esimerkiksi terävöityksen osalta. Niinpä on hyväksyttävä heikentynyt laatu, tai tehtävä mahdolliseen alkuperäiskuvan kopioon työläät muutokset alusta pitäen.

Kuvia on mahdollista käsitellä niinkin, ettei kuvan informaatiota tuhota peruuttamattomasti. Se on mahdollista Photoshopillakin, joskin vaatii tarkkaavaisuutta ja erityisiä työtapoja. Tällöin jokainen korjaus tehdään  omaan Layeriin eikä alkuperäiseen kuvaan kosketa. Tällöin on oltava tarkkana, ettei tiedostoa koskaan tallenneta niin, että Layerit katoaisivat. Tiedostomuotona on tällöin aina PSD.
 
Tuhoamattomalla käsittelyllä tarkoitetaan yleensä niin sanottua parametrista kuvankäsittelyä. Tällöin kuvankäsittelyohjelma ei ole Photoshop vaan esim. Adobe Camera Raw tai Adobe Bridge. Nämä, ja monet muut ohjelmat, osaavat säilyttää alkuperäisen tiedoston ja tallentavat sen kylkeen tiedon tehdyistä korjausvaiheista. Nämä ne sitten toistavat aina kuvaa esitettäessä. Tiedostossa on siis esimerkiksi alkuperäinen RAW-kuva sekä lisäksi tieto jokaisesta tehdystä korjausoperaatiosta "nauhoitettuna". Parametrit ovatkin ikään kuin käskyinä mitä kuvalle pitää aina näytettäessä tehdä. Kuva ei siis koskaan ole valmis, vaan se muodostetaan joka kerta alkuperäisestä kuvasta "nauhoitetuilla" korjauksilla. Tietokoneet eivät aikaisemmin olleet tähän riittävän tehokkaita.

Tällaista kuvankäsittelyä kutsutaan parametriseksi kuvankäsittelyksi (Parametric Image Editing) ja näitä ohjelmia usein kategorisesti PIEware –nimellä. 

Tällaisesta kuvasta voidaan myöhemmin peruuttaa korjauksia ja tehdä uusia korjauksia ilman laatuongelmia tai kadonnutta tietoa.
Parametrinen kuvankäsittely on kuitenkin sidoksissa käytettyihin sovelluksiin. Tiedostoon "nauhoitetut" käskyt kun ovat usein ohjelmistokohtaisia, jopa valmistajan sisällä. Ohjelmistot kuitenkin kehittyvät jatkuvasti ja oppivat varmasti lukemaan tyypillisten kilpailijoiden metkut.

Tiedostomuotona käytetään usein DNG-tiedostomuotoa, mutta monet softat tallentavat parametrit rinnakkaiseen (sidecar) xmp-tiedostoon, jolloin originaali voi olla RAW tai mikä tahansa tuettu formaatti.

RAW ja DNG tiedostomuodot

RAW 
Järjestelmäkameroista on usein saatavissa ulos RAW-tiedostoformaatti, joka tarjoaa kameran maksimaalisen laadun. Kamera voidaan usein asettaa tuottamaan RAW, RAW + JPEG tai pelkkä JPEG. RAW-tiedosto on valmistajakohtainen, dokumentoimaton tiedostomuoto. Tällaisia on mm. Nikoniin NEF ja Canonin CR2. Muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta kamerat käyttävät ns. Bayer kuvioon perustuvaa kennoa kuvaamiseen. Tällaisessa kennossa pikselit eivät ole täysivärisiä, vaan kennoon on aseteltu tietyn kuvion mukaisesti punaisia, vihreitä ja sinisiä soluja. 12 Mpix kamerassa ei siis ole 12 miljoonaa täysiväristä pikseliä, vaan 4 miljoonaa punaista, 4 miljoonaa vihreää ja 4 miljoonaa sinistä pikseliä. RAW-tiedostossa kuva on tallennettuna tällaisessa mosaikkimuodossaan. Lisäksi RAW-tiedostoon on tallennettu kameran kuvankorjausasetukset ja metatietoja Exif-muodossa.

RAW-tiedoston ongelmana on, että se on vahvasti ohjelmistotuesta riippuvainen. Jokainen kameramalli saattaa tuoda muutoksia formaattiin. Tällä hetkellä Adobe tukee yli 200 RAW-tiedostomuotoa. On ajan kysymys, jolloin tukea ruvetaan karsimaan harvinaisempien muotojen osalta, sillä jokainen formaatti vaatii ohjelmistomuutosten yhteydessä testausta, ja se on kallista. RAW-tiedosto on dokumentoimaton ja ohjelmistovalmistajat joutuvat takaisinmallintamaan jokaisen uuden formaatin.
Digital Negative (DNG)
Adobe on kehittänyt ja antanut julkiseen käyttöön tiedostoformaatin, joka ratkaisee monta RAW-tiedostoon ja muihin tiedostomuotoihin liittyvää ongelmaa. Digital Negative eli DNG on luonteeltaan säiliö, jonka sisälle voidaan tallentaa RAW, JPEG ja muun muassa kuvaan tehdyt muutokset parametreina. DNG:n suosio on hitaasti kasvussa. Monessa alan kirjassa suositellaan siirtymistä DNG-tiedostoon, joskin formaattiin liittyy myös ongelmia. Ohjelmistojen tuki on edelleen puutteellinen, vaikka formaatti on lanseerattu jo 2004.

RAW-tiedosto voidaan muuntaa DNG:ksi menettämättä kuvainformaatiota. Samalla päästään suljetusta formaatista avoimeen formaattiin.

Kuvien metatietomallit: Exif, IPTC, XMP

Kuvien metatiedot, kuten tiedot kuvausajasta, kuvassa esiintyvistä henkilöistä, kuvaajasta ja hakusanoista, tallennetaan kolmeen erityyppiseen metatieto malliin (schema). 

Exif (Exchangeable image file format) on Japanilaisten kameravalmistajien luoma malli. Kamerat tallentavat Exif -tietoihin mm. tietoja kamerasta, linssistä, valotusajasta ja sen semmoisista. Exif -määritykset eivät ole päivittyneet sitten 2002. Käytännössä Exif-tiedot ovat usein "kiva tietää" katerogiaan kuuluvia. Monet valokuvaajat poistavat (strip) kaikki tai osan Exif-tiedoista niiden sisältämien "liikesalaisuuksien" kuten kameran sarjanumeron takia.

IPTC (IPTC IIM) on sanomalehdistön (International Press Telecommunications Council) kuvien jakeluun kehittämä malli, jota on päivitetty useasti. IPTC on lähinnä käyttäjän tallentamaa tietoa, kuten headline (otsikko), caption (kuvateksti), copyright ja niin edelleen. IPTC:stä on kaksi settiä: core (uudistettu 2004) ja extended (2008). Extended toi mm. lisenssikäsittelykenttiä. Olen itse kirjoittanut ensimmäiset softat näiden lukuun jo 1993, jolloin mm. Adobe Photoshop ei ollut metatiedoista vielä kuullutkaan. Silloin IPTC-kenttiä tuki vasta Associated Pressin kehittämät ohjelmistot.

XMP (Adobe Extensible Metadata Platform) on Adoben kehittämä metatiedon xml-standardi. XMP ei sinänsä ole Exifin tai IPTC:n kaltainen malli, vaan rakenne, johon voidaan tallentaa monenlaista metatietoa, kuten vaikkapa IPTC-tiedot IPTC4XMP mallilla. XMP:hen tallennetaan myös mm. kuvankäsittelyohjelman ns. parametriseen kuvankäsittelyyn liittyviä tietoja, joita vain kyseinen ohjelma ymmärtää.

Vuoteen 2004 metatiedot tallennettiin aina tiedoston, kuten JPEG, TIFF tai PSD-tiedoston otsikossa oleviin kiinteisiin kenttiin. Tämän jälkeen on tullut mahdolliseksi tallentaa näihin tiedostoihin XMP-rakenne. Samassa tiedostossa voi olla samanaikaisesti vanhanmallinen kiinteisiin kenttiin perustuvaa metadataa ja XMP-rakenteeseen tallennettua tietoa. Sama kenttä ei kuitenkaan aina tarkoita täysin samaa vanhassa ja uudessa rakenteessa.

XMP-tiedot voidaan tallentaa myös kuvan rinnalle niin sanotuksi sidecar-tiedostoksi, jolloin sen pääte on yleensä .xmp, mutta se voi olla myös sovelluksen omassa päätteessä, kuten .bib Bibble -ohjelman tapauksessa.

Metatietojen käsittely riippuu käytetyistä ohjelmista. Jokaisella on omat erikoisuutensa. Niinpä pahimmillaan kuvasta voi löytyä metatietoja otsikosta, xmp-rakenteesta, sidecar-tiedostosta ja näiden sisältäkin eri kentistä loogisesti samaa tietoa. Kun tietoja muutetaan eri käsittelyvaiheissa, voi vanhat tiedot jäädä Exif-kenttiin, mutta muutokset tallentua xmp-rakenteeseen. Päättele siinä sitten, mikä on viimeisintä voimassaolevaa tietoa. Monet kuvakatalogiohjelmat tallentavat lisäksi muutetut metatiedot omaan tiedostoonsa tai tietokantaan, jolloin niihin tehdyt muutokset eivät yleensä siirry kuvatiedoston mukana eteenpäin.

Friday, April 29, 2011

Onlinepainot mullistavat painotuotteiden tekemisen, hintataso 28 euroa!

Painotuotteet on perinteisesti tilattu kotimaiselta painotalolta. Hinnan neuvottelu on muistuttanut asiointia basaarissa eikä toimituksessakaan asiat usein mene kuin elokuvissa. Niinpä homma jätetään markkinoinnin ammattilaisille, tai koko riesa ulkoistetaan mieluummin vaikkapa mainostoimistoille.

Maailmalla on syntynyt uudentyyppisiä kirjapainoja, jotka mullistavat tämän kauppatavan ja siirtävät tilaamisen lähemmäksi tavallisen toimistotyöläisen kykyjä, joskin matkaa vielä jää. Samalla hintataso putoaa murto-osaan perinteisistä.

Kirjoitan tänään Asiakasuskollisuusjohtaja -blogissani, tänään kahdesta onlinepainosta: Saksalaisesta Onlineprinters.com:ista ja kotimaisesta DMP Quickshopista. Kotimaisen hintataso on lähellä totuttua. A6 Flyer maksaa veroineen lähes 250 euroa. Sen sijaan saksalainen onlinepaino tarjoaa saman painotuotteen 28 eurolla. Rahti saksasta nostaa hinnan n. 70 euroon. Onlineprinters tarjoaa moniin maihin ilmaisen rahdin. Ehkäpä on vain ajan, ja volyymin kysymys, kun toimitukset Suomeenkin tapahtuvat ilmaiseksi tai lähes ilmaiseksi.

A6 flyerin painaminen ei maksa enää juuri mitään.


Tämä laittaa suuren paineen muullekin osalle painotuotteen valmistelua. Esitteen tai flyerin valmistelu ei saa kestää eikä maksaa, jos itse painaminenkaan ei maksa. Homma onkin siirtymässä yhä enemmän ammattilaisilta osapäivä ammattilaisille ja ammattisoftista vaikkapa Microsoftin Publisherin kaltaisiin kevytversioihin.

Samalla esitteiden kuvittamisen täytyy siirtyä ammattilaisille suunnatuista vaikeista DAM-tuotteista tai 90-luvun kuvapankeista getImageRightin kaltaisiin helppokäyttöisiin verkkopalveluihin.

Monday, April 25, 2011

Aineiston kevätsiivous

Aineistoa kertyy vuoden aikana yhteen jos toiseen paikkaa: kuvia sinne, pdf:iä tänne, käyttäjien koneille, työhakemistoihin, mainostoimistoon... Harvoinpa sitä aikaa on pysähtyä miettimään miten kaaokseen saisi järjestystä ja vielä vähemmän aikaa itse siivoukseen. Niinpä se jää, ja jää.

Sekaisin oleva aineisto johtaa monenlaisiin ongelmiin. Työmäärä kasvaa, kun käyttäjät eivät itse löydä hakemaansa vaan vaivaavat pyynnöillään sinua. Aikaasi tuhraantuu sekaisin olevan aineiston parissa ja muut työt seisovat. Epäkuranttia aineistoa eksyy yllättäviin paikkoihin kun käyttäjät turvautuvat omiin kätköihinsä. Kalliilta laatuvirheiltäkään ei vältytä. Kun ei meinaa löytyä, eletään sitten ilman, tai tilataan kuvaaja paikalle. Kumpikin kallista. Sillä ilman kuvitusta tehokin jää vajaaksi. Rahaa palaa, aikaa palaa, virheitä sattuu, eikä työt edisty. Silloin ei auta siirtää aineiston kevätsiivousta enää yhtään pidemmälle.

Nurkista löytyvien satojen tai tuhansien kuvien ja muiden aineistotiedostojen vienti aineistopankkiin tuntuu helposti kuukausien projektilta. Pitäisi kartoittaa mitä löytyy, mistä löytyy, kuka käyttää. Pitäisi käydä tiedostot läpi, karsia turha, optimoida hyödylliset, hakusanoittaa, täydentää tiedot kuvassa esiintyvistä henkilöistä, niin ja ensin pitäisi toki miettiä mitä halutaan ja luoda toimintatavat ja standardit. Niinpä projektia siirretään ja siirretään. Rima nostetaan liian korkealle, jolloin tavoite tuntuu epärealistiselta ja hyödytkin kovin kaukaisilta. Huomaan itsekin syyllistyväni riman turhaan nostamiseen parhaista käytännöistä paasaamalla.

Menestykseen on kuitenkin oikotie. Siihen ei tarvita selvityksiä, tahtotilan määrityksiä tai projekteja. Niillä rima nousee liian korkealle ja syntyy vain floppi. Oikotie etenee seuraavasti:

  1. Kerätään aineisto yhteen paikkaan
  2. Jaetaan se käyttäjien ulottuville
  3. Parannetaan aineistoa ja toimintatapoja askel kerrallaan

1. Kerätään aineisto yhteen paikkaan

Aineisto kannattaa kerätä suoraan aineistopankkiin, kuten getImageRightiin. Hakusanoihin, tietoihin kuvaajasta tai kohteesta ei tässä yhteydessä kannata liikoja ajatuksia uhrata. Kaadetaan tiedostot vain sisään. getImageRightissa aineistoa pääsee selaamaan nopeammin ja helpommin kuin sekalaisilta verkkolevyiltä. Työ alkaa helpottua heti. Samalla saadaan kokonaiskuva aineistosta.

Ensimmäinen kikka on keskittyä vain suosittuun aineistoon. Aineistoon pätee sama kuin musiikkiin. Pieni määrä aineistosta muodostaa valtaosan käytöstä. Antaa siis käyttäjien kertoa mihin aineiston jalostamisessa aika kannattaa käyttää.

2. Jaetaan se käyttäjien ulottuville

Jotta hitit tunnistetaan, kannattaa käyttäjiä kutsua jo keskeneräiseen aineistopankkiin. Laajalle käyttöä ei tietenkään voi vielä tässä vaiheessa levittää. Aineiston laatu voi olla mitä sattuu. Joukossa voi olla vaikkapa kuvia, joihin ei ole oikeuksia, tai joista ei löydy riittävän laadukasta originaalia.

Niinpä julkaistaankin aineisto aluksi niin, että käyttäjät voivat selata, mutta eivät voi itse ladata puutteellisia tiedostoja. Lataamista varten on otettava yhteys sinuun, tai kuka teillä aineistosta sitten vastaakin. Aineisto käsitellään pyynnöstä jakokelpoiseksi ja ladattavaksi, eli sen laatu tarkistetaan, hakusanat ja tiedot täydennetään ja se merkitään valmiiksi. Käyttäjä pääsee lataamaan sen nyt pankista. Jalostat aineiston siis valmiiksi sitä mukaan kun sitä pyydetään. Ei aikaakaan, kun tärkeimmät hitit on käyttäjien itsepalvelun piirissä.

Toinen kikka on nopea oppiminen käyttäjäpalautteesta. Kun käyttäjät saadaan mukaan aikaisin, saadaan heti palautetta ja voidaan korjata suuntaa heti, eikä vasta sitten kun työtä on käytetty kuukausia, kuten projektimallissa helposti käy.

3. Parannetaan aineistoa ja toimintatapoja askel kerrallaan

Sen sijaan että laitetaan suunnattomasti voimavaroja olemassa olevan aineiston korjaamiseksi, täydentämiseksi ja sisäänviemiseksi, kannattaa mieluummin keskittyä uuteen aineistoon. Kysyntä painottuu aina eniten uuteen aineistoon, jos siis uudet saadaan sisään jo valmiiksi laadukkaana, on taistelu puoliksi voitettu.

Koska kaikki toimintatapamuutokset ovat vaikeita, kannattaa tässäkin edetä askel kerrallaan. Laitetaan yksi asia kuntoon kerrallaan: Hakusanoitus ja kuvateksti, kuvankäsittely tai tiedostojen nimeäminen.

Kolmas kikka on siis pienet parannukset toimintatapoihin. Jätetään oikeaoppisuudet rauhassa teoreetikoille. Pääasia että kehittymistä tapahtuu ja se juurtuu toimintatapoihin. Edistyminen lisää motivaatiota, liian kovasta tavoitteesta johtuva epäonnistuminen lannistaa.

Nopeasti hyötyihin
Koko homman juju on päästä nopeasti kiinni työaikasäästöihin ja muihin aineistopankin hyötyihin. Nopeat voitot motivoivat, nopea oppiminen korjaa suunnan ja kun työtä tehdään vain aineistoon joka tiedetään kysytyksi, ei aineistopankin rakentamiseen investoida montaakaan työtuntia ensimmäisten kuukausien aikana verrattuna siihen, että ei tehtäisi mitään. Jos aineistopankki rakennetaan kuukausihintaisella getImageRightilla, ei järjestelmiinkään tarvitse investoida. Niinpä hyötyihin päästään muutamassa (kalenteri)päivässä.

Toisaalta perinteisellä projektityylisellä toteutustavalla ja asennettavalla ohjelmistolla projekti ottaa helposti kokonaisuudessaan yli puoli vuotta, useita työkuukausia ja maksaa kymmeniätuhansia ennen kuin ensimmäistäkään hyötyä järjestelmästä saadaan.

Lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.

Monday, April 11, 2011

Itsepalvelu mullistaa viestinnän

Ilman aineistohallintaa kuvia ei löydy, eikö tuloksia synny

Organisaation kuvien ja aineiston hallinta on tukifunktio, jonka tehtävänä on palvella sisäisiä ja ulkoisia "asiakkaita". Henkilöitä, jotka tarvitsevat kuvia tehdessään työtä organisaation menestyksen eteen: Markkinoinnin ja viestinnän parissa työskenteleviä; materiaalia tuottavia asiantuntijoita, myyjiä, johtoa; kumppaneita, mainostoimistoa, jälleenmyyjiä, lehdistöä...
Aineistohallinta on kuitenkin usein organisoimatta. Tehtävää hoitaa se, joka pelaa eniten kuvien kanssa. Ihan luonnostaan. Sen kummemmin sopimatta. Tällä henkilöllä on oma työ hoidettavana, markkinointia tai viestintää tehtävänä. Muilta tulevat keskeytykset kuva- ja aineistopyyntöjen muodossa häiritsevät työn tekemistä. Keskeyttävät ajatuksen, katkaisevat flown. Silti "asiakkaita" yritetään palvella parhaan mukaan.

Aineiston hallintaa ei tällaisessa tilanteessa mietitä organisaation kannalta. Hyvä jos käytössä on joku työtä helpottava systematiikka. Usein ei edes sitä. Aineisto tallennetaan projektihakemistoihin, siinä muodossa kuin sitä tarvittiin, siinä koossa kuin tarvittiin. Ilman tietoa kuvassa esiintyvistä henkilöistä tai millä oikeuksilla kuva hankittiin. Se saattaa olla ylikäsitelty, alikäsitelty tai täysin käsittelemätön. Hakujärjestelmänä toimii oma muisti. Toisin sanoen aineiston hallintaa ei tehdä, vaan aineisto tallennetaan jonnekin osana vaikkapa esitteen taittoa.

Kuvaa ja aineistoa käytetään melkoisesti muualla organisaatiossa ja sen ulkopuolella. Näille "asiakkaille" aineistohallinnan organisoimattomuus turhauttaa. Materiaalia, viestintää tai esitystä haluttaisiin kuvittaa, mutta ei tiedetä mitä olisi saatavissa tai kenen takana aineisto on. Joten sitä ei aina edes osata kysyä. Ja jos osataankin, omassa työssä onnistuminen jää kiinni toisen ihmisen panoksesta ja viitseliäisyydestä. Niinpä kuvaa ei käytetä kuin äärimmäisessä hädässä. Kun ei käytetä, ei ole markkinoita, ilmoitti afrikkaan eksynyt kenkämyyjä kun näki ihmiset ilman kenkiä. Mahtavat neitseelliset markkinat, ilmoitti toinen.
Saatat ehkä muistaa Alkon niiltä ajoilta, kun palvelu tapahtui tiskin yli. Itsepalvelu-uudistus alkoi muualta Suomesta ja päättyi Helsinkiin. Niinpä pääsin nuorena aikuisena testaamaan viimeisiä palvelu-Alkoja Herttoniemessä ennen tuon kansanperinteen katoamista. Tiskille oli pitkät jonot. Tuotteet piti olla tarkkaan etukäteen mietittyjä, sillä neuvoja tiskiltä oli turha kysellä. Valikoimasta tai saatavuudesta ei voinut etukäteen olla varma, joten mielessä piti olla myös varavaihtoehdot. Viineistä vaihtoehtona oli lähinnä maa ja väri, ehkä jopa rypäle. Niinpä suomalaisten kulutustottumukset rajoittuivat kossuun ja muutamaan muuhun.

Kun ajattelee nyky-Alkoa, en olisi ikipäivänä voinut kuvitella eroa. Eikä osannut varmaan kukaan aikalainen. Valikoimaa riittää, asiointi on mukavaa ja jos palvelua tarvitsee, siihen löytyy heti uskomattoman ammattitaitoista apua. Samalla suomalaisten maku on kehittynyt aivan toiselle tasolle. Viinejä harrastetaan ja kerätäänkin.
getImageRight mullistaa organisaatioiden aineistohallinnan samoin kuin itsepalvelu-Alko.

getImageRightin mahdollistama aineistohallinnan itsepalvelu tuo vallan "asiakkaille". Kun aineisto on helposti löydettävissä, sitä käytetään. Työ nopeutuu. Tulokset ovat näyttävämpiä. Ja vaikuttavampia. Kysyntä lisää tarjontaa.

Organisaation viestinnän tehokkuus kasvaa. Mitataan sitä sitten vaikuttavuutena, nopeutena tai kustannuksina.

Entäpä mitä käy kuvien päällä istuneelle? Sama kuin "asiakkaille". Työ on jälleen kivaa, sillä tuloksia syntyy kun keskeytykset vähenevät ja omaan työhön löytää helposti ja vaivattomasti kuvitusta. Kaikki voittavat.

Thursday, April 7, 2011

10 syytä, miksi aineistohallintaprojektiin ei kannata ryhtyä itse

"Kulta, soitatko ammattilaisen paikalle!"
Aina välillä törmäämme asiakkaaseen, joka miettii aineistohallinnan ratkaisemista tee-se-itse -ratkaisulla. Jos olet seurannut TV:stä Top Gear auto-ohjelmaa, tiedät mihin Jeremy Clarksonin kuuluisa tokaisu: "How hard can that be?" lopulta johtaa: pitkään piinaan ja täyteen katastrofiin.

Digitaalisen aineistohallinnan tee-se-itse hanketta sumentaa usein seuraavat argumentit:

1.    Tee-se-itse ratkaisu tulee edullisemmaksi. Tee-se-itse –ratkaisu tulee edullisemmaksi yleensä vain silloin jos resursseista ei päätöstä tekevän osaston tarvitse itse maksaa. Kokonaistaloudellisesti hankkeissa on harvoin järki mukana. Jos henkilötyö on ilmaista tai puoli-ilmaista, niin onko henkilöitä liikaa? Jos palvelimissa on vapaata kapasiteettia, joku on mitoittanut tarpeen pahasti pieleen, tai sitten tuo kapasiteetti on siellä varalla ja pitäisi sellaisena säilyä.

2.    Aineistohallinta on meille keskeistä, niinpä sen osaaminen on oltava meillä. Meidän ydinosaamista se kyllä on, mutta onko se sinun organisaatiosi? Isoilla mediataloillakin ratkaisut ja asiantuntemus ostetaan ulkoa, sillä ydinosaamista on aineistohallinnan hyödyntäminen, ei sellaisen rakentaminen, projektiosaaminen tai konsultointi. Jos se ei ole ydinosaamista, ei sitä kannata tehdä itse, eikä osaamista kannata hankkia.

3.    Tunnemme jo alan parhaat käytännöt. Mutta osaatteko soveltaa ne parhaalla tavalla toimintaanne? Onko teillä vertailukohtaa? Tiedättekö mikä olisi viisasta? Mikä toimii? Me tunnemme parhaat käytännöt 20 vuoden kokemuksella ja autamme lukuisia organisaatioita toimimaan niiden mukaan. Osaamme soveltaa niitä erilaisiin tilanteisiin ja organisaatioihin. Tiedämme mikä toimii ja mikä ei toimi. Tieto parhaista käytännöistä on vielä verraten helppo hankkia, joskin sekin on kallista, mutta soveltaminen tulee vasta kokemuksesta. Ja sen hankkiminen vasta kallista onkin.

4.    Meillä on tarvittavat henkilöresurssit valmiina. Mutta onko niille muuta käyttöä? Onko henkilöiden työaikaa viisasta ja ennen kaikkea taloudellista käyttää aineistohallinnan ratkaisemiseen. Sillä valtaosa tee-se-itse –projektissa opitusta ei enää koskaan tarvita. Hyödyntämisen osaaminen opitaan ihan yhtä lailla getImageRight-projektissa, mutta paljon halvemmalla.

5.    Softan saa ilmaiseksi netistä, tai osaamme ainakin koodata sellaisen itse. Avoimen lähdekoodin ratkaisuja toki löytyy, runsaastikin. Mutta näiden vertaaminen ja testaaminen käy työstä, sillä asiantuntemus täytyy hankkia itse, sitä ei saa ostettua. Suurin osa ratkaisuista ei sovellu tarpeeseenne, mutta kun tulkkia ei ole, täytyy oppi hankkia kantapään kautta. Toisaalta oman rakentaminen lienee se kallein tapa hoitaa asia. Hyvää tarpeeseen sopivaa aineistohallintaa ei rakenneta päivässä, eikä edes useassa kuukaudessa. Jos tarkoituksena on rakentaa tuote ja ruveta myymään sitä, voi hommassa olla järjenhiven. Perusteellisen liiketoimintasuunnitelman analysoinnin jälkeen. Mutta omaan käyttöön rakentamisessa tuskin on pienintäkään taloudellista perustetta. Tarpeen pitää kyllä olla erikoinen, jos siihen ei getImageRight tai joku muu valmis ratkaisu olisi parempi ja ennen kaikkea kertaluokkia edullisempi.

6.    Palvelin on jo olemassa ja siten ilmainen. Ilmaista lounasta ei ole vielä keksitty, eikä ilmaista kapasiteettia ole pitkällä tähtäimellä edes se joutokapasiteetti. Jokainen sovellus, oli kyse sitten rakennetusta, hankitusta tai netistä ladatusta, vaatii pyöriäkseen kapasiteettia, valvontaa, ylläpitoa ja varmistuksia. Se vaatii myös varasuunnitelmia ja varalaitteita. Nämä tuskin kuuluvat siihen vapaaseen kapasiteettiin. Kaikki laitteet tulevat joskus tiensä päähän ja silloin jokainen ”ilmaiseksi” palvelimella pyörivä järjestelmä muuttuu kustannukseksi. Sovellukset on kartoitettava, niiden vaatimukset on huomioitava, kapasiteetti mitoitettava ja sovellus on siirrettävä uuteen laitteeseen. Tällöin ilmainen muuttuu maksulliseksi ja siirron kustannukset saattavat ylittää projektikuluineen moninkertaisesti itse laitteen elinkaarikustannukset. Niin ja siinä ilmaisessa tuskin oli varalaitteita.

7.    Ylläpito ja tuki on jo olemassa ja siten ilmaista. Jokainen sovellus vaatii sekä sovelluksen ylläpitoa, että laitteiston ylläpitoa. Levyt täyttyvät, päivityksiä pitäisi asentaa, jotain menee pieleen. Jokaisen sovelluksen ylläpitäminen vaatii sovelluksen osaamista. Tuo osaaminen pitäisi pystyä ylläpitämään vuosia, lomista, sairastumisista ja henkilövaihdoksista riippumatta. Se ei saisi olla henkilöitynyttä. Harvalla organisaatiolla on varaa pitää osaamista yllä edes perusjärjestelmien osalta, entäpä sitten harvinaisen aineistohallinnan osalta. Me kehitämme ja ylläpidämme getImageRightia tiimissä siten, että osaaminen on saatavilla lomista, sairastumisista ja henkilövaihdoksista huolimatta jatkuvasti.

8.    Levytila on olemassa ja siten ilmaista. Kuvat ja muu aineisto vaativat melkoisesti levytilaa. Ja tämä monistuu varmistusten yhteydessä. Varmistukset on aina testattava. Ja jokaisen sovelluksen varmistaminen ja palauttaminen on oma taiteenlajinsa. Se vaatii osaamista ja harjoittelua. Varmistuksilla ei tee mitään, jos niiltä ei ole koskaan yritetty palauttaa. getImageRightin tuotantoympäristö ja hallintaprosessit on suunniteltu digitaalisen aineistohallinnan tarpeisiin, myös varmistusten osalta, 15 vuoden kokemuksella.

9.    Meidän Matti on haka koodaamaan. Henkilöriippuvuus on monen tee-se-itse –ratkaisuun sortuneen organisaation kiviriippa. Kuka kehittää ja ylläpitää järjestelmää kun Matti siirtyy toisaalle, sairastuu tai jää eläkkeelle. Tai ehkäpä Matti haluaisi kehittyä urallaan organisaation sisällä, mutta ei pysty, koska jää viritelmänsä vangiksi. Ohjelmistokehitys vaatii koodaamisen lisäksi koulutusta, menetelmiä ja prosesseja., näitä ei yksi mies voi hallita.

10.    Oma on turvallisempi. Omissa tiloissa pyörivä järjestelmä voi tuntua tutulta ja siksi turvallisemmalta, mutta on harvoin sitä. Jokainen sovellus ja palvelin vaatii työtä, ylläpitoa, valvontaa, varalaitteita ja varajärjestelyjä. Niin ja testattuja varmistuksia. getImageRight on korkeatasoisessa turvallisessa ja valvotussa konesalissa. Konesalin täydellisen tuhon varalta, sillä on toisessa paikassa varalaitteisto ja varmistukset. Meille kyse on liiketoiminnasta ja kriittisestä järjestelmästä, joten suhtaudumme siihen niin, ei jostain markkinointiosaston sivuseikasta. Olemme tehneet ja pyörittäneet pankeille verkkosovelluksia jo 15 vuotta, joten kokemusta on kertynyt turvallisuudesta ja sen vaatimuksista.

Tee-se-itse -ratkaisusta maksetaan usein kaksi kertaa: Ensin omasta harjoittelusta, sitten ammattilaisille jälkien siivoamisesta.


Tutustu parhaisiin käytäntöihin ja lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.

Monday, April 4, 2011

Kuvat hukassa?

Onko organisaatiosi kuvat ja muu aineisto hukassa? Työasemilla, ulkoisilla USB-levyillä, muistikorteilla, verkkolevyillä, CD ja DVD-levyillä? Mainostoimistossa? Kuvaajilla? Tai peräti dioina, negoina ja paperikuvina?

Näinhän ne valitettavan usein ovat. Sekaisin siellä sun täällä. Kuitenkin kuvien hankinnasta ja käsittelystä on maksettu pitkä penni. Kuvat ja muu aineisto on yrityksen digitaalista omaisuutta. Siitä olisi hyvä pitää huoli. Hyvin hoidettuna tuo omaisuus kasvaa korkoa. Sitä tulee käytettyä markkinoinnissa, viestinnässä, esityksissä ja lehdistössä. Se säästää aikaa, rahaa ja vaivaa.

Sekaisin olevan aineiston etsintään menee hurjasti aikaa. Hakukoneena toimii tällöin aineiston tunteva ihminen.  Kuva- ja aineistopyynnöt keskeyttävät päivän. Palvelemiseen menee helposti puolituntia, tunti, jos toinenkin. Samalla työt seisoo kysyjän päässä. Eikä aineistoa välttämättä edes löydy. Toimitko sinä hakukoneena?

Digitaalisen aineiston hallinta tarkoittaa kuvien ja muun aineiston keräämistä yhteen paikkaan, aineistopankkiin. Aineistopankista kuvat ovat niitä tarvitsevien käytettävissä ja löydettävissä, helposti kellon ympäri. Samalla ne ovat turvassa, varmistettuna ja vain sallittujen henkilöiden käytössä. Korkoa kasvamassa. Aivan kuten rahat pankissa.

Miten sekalaisen aineiston saa sitten kerättyä yhteen paikkaan? Eikö verkkolevy riittäisi? Ja mistä tässä aineiston hallinnassa oikein on kysymys? Ja ennen kaikkea, miten siinä onnistutaan?

Aineistopankin rakentaminen on syytä nähdä vaiheissa. Lähtötasona on yleensä sekalainen seurakunta tiedostoja, jos jostakin lähteestä, jos jossakin muodossa. Silloin rimaa ei pidä laittaa liian korkealla.

Lopullisena tavoitteena on itsepalvelu, mikä tarkoittaa, että käyttäjät voivat itse hakea ja ladata aineistoa. Tämä edellyttää kuitenkin, että aineisto on tasalaatuista ja sen tiedot kohteen, hakusanojen ja oikeuksien osalta on kunnossa. Tähän on kuitenkin yleensä matkaa.

Projektiin ei kuitenkaan pidä ryhtyä. Siihen ei käytännössä kellään ole aikaa, eikä siitä näytä juuri missään organisaatiossa tulevan valmista. Kun rima asetetaan korkealle, olemassaolevan aineiston rikastus ja käsittely vie liikaa resursseja, eikä homma etene. Valmista ei tule, aikaa ei säästy, ja usko menee. Törmäämme keskeneräisiin kuva- tai aineistopankkiprojekteihin jatkuvasti. Joissakin organisaatioissa jaksetaan yrittää, meneillään saattaa olla jo kolmas projekti, aikaisemmin epäonnistuneiden perään.

Siksipä tavoitteiden tulee olla realistisia. Kyse on enemmänkin aineiston hallinnan tason nostamisesta, vaihe kerrallaan, pienin askelin. Jokaisessa vaiheessa on saatava tuloksia. Nopeita voittoja siis.

Realistinen tavoite onkin usein koota aineisto ensin aineistopankkiin, jolloin aineiston löytäminen nopeutuu jo suuresti. Aineiston päällä istuvien "hakuhenkilöiden", eli hallinnoijien, tuottavuus nousee heti. Muut käyttäjät voidaan päästää selailemaan pankkiin. Mutta latausoikeuksia ei välttämättä kannata antaa puutteelliseen aineistoon.

Aineistoa voidaan jalostaa tarpeen mukaan, matkan varrella. Aineisto voidaan esimerkiksi jakaa niin, että kaikki käyttäjät näkevät kaiken, mutta vain hallinnoijat saavat ladata puutteellistä aineistoa. Kaikkii voivat siis etsiä, mutta joutuvat pyytämään hallinnoijalta kuvan. Hallinnoija toimii tässä laadunvalvojana ja tarkistaa, että kuvaa todella voidaan esimerkiksi oikeuksien puolesta käyttää haluttuun tarpeeseen ja se on laadultaan kunnossa. Kuva voidaan korjata ja täydentää vaikkapa pyynnön yhteydessä ja ladata uudestaan aineistopankkiin, jolloin se samalla jalostuu valmiiksi jakokelpoiseksi aineistoksi. Käyttäjälle kuva voidaan lähettää sähköpostilla aineistopankista tai antaa hänen ladata nyt valmis kuva itse. Näin aineistopankki jalostuu matkan varrella.

Riittäisikö aineistopankiksi aineiston kerääminen sekalaisista paikoista yhteen hakemistoon? Tuskin. Tämä ratkaisu ei juurikaan nopeuta kuvien ja aineiston etsimistä. Kuvien selaamiseen käytetty väline, oli kyse sitten kuvankäsittelyohjelman kuvaselaimesta tai käyttöjärjestelmän ominaisuudesta, muodostaa katselukuvia lennossa. Tämä hidastaa merkittävästi hakemistojen selaaamista. Niin paljon, ettei hermo riitä. Työstä tulee yhtä odottelua.

Lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.

Tuesday, March 22, 2011

Digitaalisen aineistohallintaratkaisun vaatimukset

Kun olet valitsemassa aineistohallintaratkaisua, tarkista täyttää seuraavat vaatimukset:
HELPPO OTTAA KÄYTTÖÖN
  • ei asennuksia
  • ei investointeja
  • ei palomuurimuutoksia
  • käyttöönotto tunneissa
  • toimittajalla on selkeät parhaisiin käytäntöihin perustuvat ohjeet myös omalle työllesi
  • muutoksia voidaan tehdä joustavasti matkan varrella: tekemällä oppii.
HELPPO JAKAA
  • Selaimella käytettävissä, Macilla, PC:llä, Linuxilla, iPadilla…
  • Käytettävissä mistä vain, jotta myös yhteistyökumppanisi, kuten mainostoimisto, pääsevät aineis-toon käsiksi.
  • Pääsy hallittavissa, jotta voit helposti ja tarkasti hallita kuka pääsee mihinkin aineistoon. Saman ratkaisun tulisi palvella kaikkia käyttäjäryhmiäsi avoimesta lehdistökäytöstä sisäiseen käyttöön.
HELPPO KÄYTTÄÄ
  • Käyttäjä palvelee itseään. Käyttäjä voi itse luoda turvallisesti tunnuksen, uusia salasanan ja muu-tenkin palvella itseään, sillä muuten käyttö jää vähäiseksi ja sinä joudut palvelijaksi.
  • Käyttäjän on helppo käyttää palvelua. Siinä on olennainen, mutta ei mitään muuta. Näin käyttö on mukavaa, helppoa ja itsestään selvää.
HELPPO TUODA AINEISTOA
  • Aineiston esivalmisteluun on selkeät parhaat käytännölliset käytännöt.
  • Ratkaisu lukee metatiedot kuvatiedostoista ja tekee tarvittavat katselukuvat.
  • Aineiston eräsiirto on helppoa. Tiedostoja ei tarvitse siirtää käsin tai ftp:
  • Pieniä aineistomääriä voidaan viedä näppärästi selaimella palveluun
HELPPO HALLITA
  • Massahallintaan on tehokkaat välineet
  • Sovellus kertoo aineistosta joka vaatii huomiota: siitä puuttuu olennaisia metatietoja, sen julkaisu-aika on ohi…
  • Aineiston käytöstä on saatavissa käyttöraportit, jolloin aineistoa voidaan tuottaa paremmin tarpei-ta vastaavasti.
TURVALLINEN
  • Käyttöoikeuksia ja tunnuksia on helppo hallita ja ne ovat ymmärrettäviä, jotta käyttäjille ei vahin-gossa anneta liikaa valtuuksia.
  • Aineisto on varmistettu toiseen fyysiseen konesaliin
ELÄÄ TARPEEN MUUTTUESSA
  • Ratkaisu skaalautuu tarpeen kasvaessa ylöspäin, mutta myös alaspäin sen supistuessa.
  • Maksat tarvitsemastasi kapasiteetista, et tyhjistä levyistä.
Lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.

Monday, March 21, 2011

Aineistohallintaratkaisun sijoitusvaihtoehdot

Aineistohallintaratkaisu muodostuu ohjelmistosta ja sen sijoituspaikasta, eli palvelimesta ja siihen liittyvästä muusta ympäristöstä ja ylläpidosta.

OMALLE PALVELIMELLE (ON PREMISES)
Omille laitteille asennettavassa mallissa ohjelmisto yleensä ostetaan kertamaksulla ja sen päivityksistä maksetaan kuukausi-, vuosi- tai päivitysmaksu. Toimittaja ei yleensä ole ohjelmiston kehittäjä, vaan jälleenmyy toisen kehittämää ohjelmistoa ja tarjoaa siihen palveluita.

VUOKRATTUN YMPÄRISTÖÖN (HOSTED)
 Ulkoistuksen yleistymisen myötä omien palvelinten sijaan ostettu ohjelmisto saatetaan sijoittaa ulkoiste-tuille palvelimille, joista maksetaan kuukausivuokraa.
Kun toimittaja saattaa tarjota itse ohjelmistoa vuokrattuna tai liisattuna ja sisällyttää tarjoukseen mukaan vuokrattua palvelinresurssia, on asiakkaan usein vaikea hahmottaa mitä hän on oikeasti ostamassa. Tyypillistä on kuitenkin, että asiakas hankkii kasan palveluita, mutta jää itse vastuuseen kokonaisuudesta ja sen osien toimimisesta keskenään. Lisäksi tyypillistä on, että ympäristö alimitoitetaan eikä tarvittavia ylläpito-toimia tarjota lainkaan.

PALVELUNA (SAAS)
Viime aikoina yleistyy voimakkaasti järjestelmien hankinta palveluna. Tässä mallissa toimittaja tarjoaa ko-konaisuuden, tyypillisesti kuukausihintaisena palveluna, ja vastaa sekä ohjelmistosta, sen kehittämisestä, pyörittämisestä että siihen vaaditusta ympäristöstä kokonaisuutena asiakaspalvelu mukaanluettuna. Asiakas ostaa siis yhden palvelun ja toimittaja vastaa, että palvelu toimittaa sen minkä lupaa.
SaaS-palvelut ovat tyypillisesti nopeita käyttöönottaa, asiakkaalla on aina automaattisesti käytössään uusin versio ja niiden saatavuus ja turvallisuus ylittävät tyypillisesti isojenkin organisaatioiden kyvyn tuottaa vastaavia palveluita.

getImageRight™ on tällainen SaaS-palvelu

TAUSTAA: SaaS-palvelu on terminä lähellä pilvipalvelua, joka on astetta teknisempi käsite. SaaS kertoo miten palvelu toimitetaan, eli palveluna. Pilvi taas mistä se toimitetaan, eli netistä eikä esimerkiksi omilta tai vuokratuilta palvelimilta. Käytännössä SaaS tarkoittaa, että ohjelmisto tarjotaan palveluna pilvestä. Sen sijaan pilvi ei tarkoita, että se tarjottaisiin palveluna.

Lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.