Blogi: Aineisto hallussa

Tuesday, March 22, 2011

Digitaalisen aineistohallintaratkaisun vaatimukset

Kun olet valitsemassa aineistohallintaratkaisua, tarkista täyttää seuraavat vaatimukset:
HELPPO OTTAA KÄYTTÖÖN
  • ei asennuksia
  • ei investointeja
  • ei palomuurimuutoksia
  • käyttöönotto tunneissa
  • toimittajalla on selkeät parhaisiin käytäntöihin perustuvat ohjeet myös omalle työllesi
  • muutoksia voidaan tehdä joustavasti matkan varrella: tekemällä oppii.
HELPPO JAKAA
  • Selaimella käytettävissä, Macilla, PC:llä, Linuxilla, iPadilla…
  • Käytettävissä mistä vain, jotta myös yhteistyökumppanisi, kuten mainostoimisto, pääsevät aineis-toon käsiksi.
  • Pääsy hallittavissa, jotta voit helposti ja tarkasti hallita kuka pääsee mihinkin aineistoon. Saman ratkaisun tulisi palvella kaikkia käyttäjäryhmiäsi avoimesta lehdistökäytöstä sisäiseen käyttöön.
HELPPO KÄYTTÄÄ
  • Käyttäjä palvelee itseään. Käyttäjä voi itse luoda turvallisesti tunnuksen, uusia salasanan ja muu-tenkin palvella itseään, sillä muuten käyttö jää vähäiseksi ja sinä joudut palvelijaksi.
  • Käyttäjän on helppo käyttää palvelua. Siinä on olennainen, mutta ei mitään muuta. Näin käyttö on mukavaa, helppoa ja itsestään selvää.
HELPPO TUODA AINEISTOA
  • Aineiston esivalmisteluun on selkeät parhaat käytännölliset käytännöt.
  • Ratkaisu lukee metatiedot kuvatiedostoista ja tekee tarvittavat katselukuvat.
  • Aineiston eräsiirto on helppoa. Tiedostoja ei tarvitse siirtää käsin tai ftp:
  • Pieniä aineistomääriä voidaan viedä näppärästi selaimella palveluun
HELPPO HALLITA
  • Massahallintaan on tehokkaat välineet
  • Sovellus kertoo aineistosta joka vaatii huomiota: siitä puuttuu olennaisia metatietoja, sen julkaisu-aika on ohi…
  • Aineiston käytöstä on saatavissa käyttöraportit, jolloin aineistoa voidaan tuottaa paremmin tarpei-ta vastaavasti.
TURVALLINEN
  • Käyttöoikeuksia ja tunnuksia on helppo hallita ja ne ovat ymmärrettäviä, jotta käyttäjille ei vahin-gossa anneta liikaa valtuuksia.
  • Aineisto on varmistettu toiseen fyysiseen konesaliin
ELÄÄ TARPEEN MUUTTUESSA
  • Ratkaisu skaalautuu tarpeen kasvaessa ylöspäin, mutta myös alaspäin sen supistuessa.
  • Maksat tarvitsemastasi kapasiteetista, et tyhjistä levyistä.
Lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.

Monday, March 21, 2011

Aineistohallintaratkaisun sijoitusvaihtoehdot

Aineistohallintaratkaisu muodostuu ohjelmistosta ja sen sijoituspaikasta, eli palvelimesta ja siihen liittyvästä muusta ympäristöstä ja ylläpidosta.

OMALLE PALVELIMELLE (ON PREMISES)
Omille laitteille asennettavassa mallissa ohjelmisto yleensä ostetaan kertamaksulla ja sen päivityksistä maksetaan kuukausi-, vuosi- tai päivitysmaksu. Toimittaja ei yleensä ole ohjelmiston kehittäjä, vaan jälleenmyy toisen kehittämää ohjelmistoa ja tarjoaa siihen palveluita.

VUOKRATTUN YMPÄRISTÖÖN (HOSTED)
 Ulkoistuksen yleistymisen myötä omien palvelinten sijaan ostettu ohjelmisto saatetaan sijoittaa ulkoiste-tuille palvelimille, joista maksetaan kuukausivuokraa.
Kun toimittaja saattaa tarjota itse ohjelmistoa vuokrattuna tai liisattuna ja sisällyttää tarjoukseen mukaan vuokrattua palvelinresurssia, on asiakkaan usein vaikea hahmottaa mitä hän on oikeasti ostamassa. Tyypillistä on kuitenkin, että asiakas hankkii kasan palveluita, mutta jää itse vastuuseen kokonaisuudesta ja sen osien toimimisesta keskenään. Lisäksi tyypillistä on, että ympäristö alimitoitetaan eikä tarvittavia ylläpito-toimia tarjota lainkaan.

PALVELUNA (SAAS)
Viime aikoina yleistyy voimakkaasti järjestelmien hankinta palveluna. Tässä mallissa toimittaja tarjoaa ko-konaisuuden, tyypillisesti kuukausihintaisena palveluna, ja vastaa sekä ohjelmistosta, sen kehittämisestä, pyörittämisestä että siihen vaaditusta ympäristöstä kokonaisuutena asiakaspalvelu mukaanluettuna. Asiakas ostaa siis yhden palvelun ja toimittaja vastaa, että palvelu toimittaa sen minkä lupaa.
SaaS-palvelut ovat tyypillisesti nopeita käyttöönottaa, asiakkaalla on aina automaattisesti käytössään uusin versio ja niiden saatavuus ja turvallisuus ylittävät tyypillisesti isojenkin organisaatioiden kyvyn tuottaa vastaavia palveluita.

getImageRight™ on tällainen SaaS-palvelu

TAUSTAA: SaaS-palvelu on terminä lähellä pilvipalvelua, joka on astetta teknisempi käsite. SaaS kertoo miten palvelu toimitetaan, eli palveluna. Pilvi taas mistä se toimitetaan, eli netistä eikä esimerkiksi omilta tai vuokratuilta palvelimilta. Käytännössä SaaS tarkoittaa, että ohjelmisto tarjotaan palveluna pilvestä. Sen sijaan pilvi ei tarkoita, että se tarjottaisiin palveluna.

Lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.

Mitä yhteistä on maailman parhailla esityksillä?



Organisaatiot viestivät esityksin jatkuvasti: asiakkaille, sidosryhmille, seminaareissa, henkilöstölle, sijoittajille… Esityksillä osoitetaan asiantuntemusta, vaikutetaan, jalkautetaan strategiaa ja viedään ilosanomaa eteenpäin. Mutta vain jos yleisö on hereillä. Tylsä esitys ei saavuta tavoitteita. Se ei viesti. Se ei vaikuta. Mutta se vie kymmeniä ja kymmeniä tunteja kuulijoiden aikaa. Aikaa, joka on muutenkin kortilla. Aikaa, joka maksaa.

Kukaan ei kuitenkaan nuku näitä, maailman parhaita esityksiä seuratessaan. Ne eivät hukuta kuulijaa tusinaan pointtiin per sivu. Sillä niissä ei juuri käytetä bulletteja, noita PowerPointin ranskalaisia viivoja.

Maailman parhaat esitykset rakentavat viestinsä kuvien päälle, vahvaan visuaaliseen kerrontaan. Ne muodostavat tarinan, kuin sarjakuvan. Joka pitää kuulijan hereillä ja kiinnostuneena koko esityksen ajan. Ja auttaa muistamaan viestin niin kuultuna, ruudulta luettuna kuin visuaalisenakin tarinana vielä pitkään esityksen jälkeen. Ne vaikuttavat, jopa pysyvästi.

Visuaalisen esityksen tekeminen ei sinänsä ole vaikeaa, eikä edes työlästä. Jos sopiva kuvamateriaali on ja se on käytettävissä.

Tässä onkin homman haaste.

Esitykset eroavat tarpeeltaan viestinnän ja markkinoinnin tarpeisiin tuotetuista kuvista, joita organisaatiosta yleensä löytyy. Esityksissä käsitellään toki toimintaa ja tuotteita, mutta myös abstraktimpia aiheita: laatua, palvelua, onnistumista, epäonnistumista, fiiliksiä, unelmia…  Näihin aiheisiin kuvat kannattaa yleensä hankkia julkaisuvapaina nettikuvatoimistoista muutaman kympin kappalehintaan.

Julkaisuvapaa (eng. royalty free) tarkoittaa, että ostat kuvan kertamaksulla, tyypillisesti muutaman kympin hintaan, ja käytät sitä oman organisaatiosi käytössä yhä uudestaan ilman lisämaksua. Julkaisuvapaata kuvaa myyvät mm. Kuvatoimisto Rodeo, josta löydät parhaan valikoiman suomalaisille sopivia kuvia.

Organisaatioiden aihepiiri on usein verraten suppea, joten kattavan kuvakokoelman kerääminen onnistuu nopeasti. Homman juju on saada kaikki esityksiä tekevät keräämään kuvia. Kun aihepiiristä löytyy valmiiksi valittua kuvamateriaalia, on esitysten tekeminen jatkossa helppoa ja nopeaa.

Koska esityksiä tehdään yleensä ympäri organisaatioita, tulisi kuvien olla kaikkien esityksiä tekevien saatavissa. Toisaalta ihmisten kuvapankeista ostamat kuvat kannattaa kerätä yhteen paikkaan ja laittaa käyttöön. Ne kannattaa koota getImageRight™-kuvapankkiin. Näin ne ovat kaikkien niitä tarvitsevien saatavissa.


Näin onnistut visuaalisissa esityksissä
   1. Tutustu SlideSharen vuoden 2010 paras esitys kilpailun voittajiin
   2. Lue esimerkiksi Presentation Zen: Simple Ideas on Presentation Design and Delivery (Voices That Matter)–kirja
   3. Hanki getImageRight™-kuvapankki, jonne kerrytät kuvat esityksiin ja ratkaiset samalla markkinoinnin ja viestinnän kuvien hallinnoinnin.
   4. Aloita kuvien kerääminen esityksien teon yhteydessä kuvapankkiin.

 Lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.

Friday, March 18, 2011

Älä yritä ratkaista kaikkia tarpeita

Pareton 80/20-säännön perusteella 80 % tarpeesta on ratkaistavissa 20 % aineistosta. Tämä pätee niin tiedostomuotoihin, kokoihin kuin aineiston sisältöönkin. Ratkaise ensin tärkeimmät tarpeet, niin saat 20 % työmäärästä 80 % hyödyt. Etene sen jälkeen tarkalla harkinnalla jokaisen uuden aineiston suhteen. Tarvi-taanko sitä todella aineistohallinnassa, vai onko tarve parempi hoitaa sen ulkopuolella?

Aineistohallinnan toinen virhe on yrittää ratkaista kaikki käyttötarpeet. Liian moni aineistopankki on kaatunut käyttäjien hylätessä palvelun kun se on tullut käyttäjille hankalaksi ja sekavaksi käyttää.

Lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.

Thursday, March 17, 2011

Tee palvelulupaus

Aineistohallintapankkisi tulee palvelemaan suurta käyttäjäjoukkoa. Kun mietit mitä pankkiin tallennan, missä muodossa ja millä laatutasolla, mieti käyttäjiä ensin. Aineistohallinta suunnitellaan tavallisille toimistokäyttäjille, joilla on tietokoneessaan käyttöjärjestelmän vakio-ominaisuudet sekä tyypillisiä toimistosovelluksia. Heillä ei siis ole ammattilaisten ohjelmia tai osaamista.

Aineistopankkiin kannattaa viedä aineistoa varsin tasalaatuisena, vakioiduissa tiedostomuodoissa, toimistosovelluksillekin soveltuvissa formaateissa, yleiskäyttöisinä, turvallisissa tiedostomuodoissa ja turvallisilla käyttöoikeuksilla.

Tee palvelulupaus: Aineistopankkimme on helppo ja itsestään selvä käyttää. Käyttäjä ei vahingossa törmää aineistoon jota ei saa auki normaaleilla sovelluksilla, jota ei saa käyttää tekijänoikeuksien takia normaalisti tai joka on niin suuri tai pieni, että sen käytöstä voi aiheutua ongelmia. Jos poikkeavaa aineistoa on, se on sijoitettu niin, että käyttäjän on helppo tajuta sen erikoisluonne. Käytön tulee olla selvää ilman ohjeita.

Lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.

Wednesday, March 16, 2011

Työnkulun kolme osapuolta: kuvaaja, tilaaja ja käyttäjä

Jotta digitaalista aineistohallinnan työkulkua voisi ymmärtää, on syytä nähdä kuvaaja, tilaaja ja käyttäjä eri rooleissa, vaikka ne satunnaisesti saattavatkin esiintyä samassa henkilössä. Jokaisessa roolissa on nimittäin erilaiset aineistohallinnan tarpeet.

Kuvaaja, tai vaikkapa logoa suunnitteleva graafikko, tuottaa usein suuren määrän kuvaa aiheesta. Hän valitsee näistä parhaat ja viimeistelee ne toimitettavaksi tilaajalle. Kuvaaja, tai muu aineiston tuottaja, hallitsee aineistoa osana omaa tuotantoprosessiaan. Tämän vaatimukset eroavat kuitenkin suuresti tilaavan organisaation tarpeista.

Tilaaja saa tilaamansa kuvat tai aineiston kuvaajalta ja vie ne aineistohallintaan.

Käyttäjä etsii sopivaa kuva-aihetta julkaisuun ja etsii sopivia ehdokkaita aineistohallinnasta. Käyttäjä valit-see usein useita vaihtoehtoisia kuvia ja päättää käyttämästä kuvasta (tai grafiikasta) vasta taittotyön lop-pumetreillä.

Oman tuotantonsa virtaviivaistamiseksi ladattu materiaali saatetaan viedä käyttäjän omaan aineistohallintaan.

Aineistoa hallitaan ja arkistoidaan siis tyypillisesti kolmessa paikassa: Raaka-aineisto kuvaajalla, valittu aineisto tilaajalla ja käytetty aineisto käyttäjällä. Samalla on hyvä muistaa, että kuvaaja tuottaa yhdestä aiheesta helposti kymmeniä ruutuja, mutta toimittaa tilaajalle vain parhaat. Toisaalta käyttäjä käyttää ai-neistoa useasta lähteestä ja pyrkii ratkaisemaan tuotantoaan kokonaisuutena.

Keskityn tässä lähinnä organisaation aineistohallintatarpeisiin kattaen kuvaajan ja käyttäjän aineistohallin-nan tarpeet silloin kun kyse on samasta organisaatiosta. Tilaajan ja siis organisaation haasteena on hallita useista lähteistä tulevaa materiaalia ja jakaa sitä edelleen useisiin käyttötarpeisiin, medioihin ja käyttäjille. Kuvaajan haasteena taas on hallita suurta määrää raakamateriaalia lähinnä yhdessä muodossa: Kuvaajalla kuvia tuotettuna tutuilla kameroilla ja käsiteltynä yhdellä tavalla. Käyttäjällä haasteena taas on hallita use-asta lähteestä tulevaa aineistoa osana yhden median, esimerkiksi asiakaslehden, toimitusprosessia. Varsin erilaisia tarpeita, eikö totta?

Lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.

Tuesday, March 15, 2011

Miksi digitaalisen aineistohallinnan ratkaiseminen on pakollista

Digitaalisen aineistohallintaratkaisun ROI on vaikea laskea ja perustella, koska niin monesta pienestä purosta syntyy lopulta isoja säästöjä. Itse asiassa CMSWiren kyselyssä ROI:n laskeminen ja hankinnan perusteleminen johdolle nousi ostajien kolmanneksi suurimmaksi haasteeksi (CMSWire.com 17.2.2010).

Digitaalisen aineiston hallinta ei kuitenkaan ole enää vapaaehtoista. Eihän varmuuskopioinnillekaan lasketa ROI:ta. Digitaalinen aineisto on osa yrityksen omaisuutta, esimerkiksi brändiomaisuutta, eikä sitä yksinkertaisesti voi jättää hallitsematta. Kuten edellä mainitussa kyselyssä todettiinkin, kyse on pakollisesti kulusta. Sitä ilman ei yksinkertaisesti enää pärjätä.

Heikosti hoidetun aineistohallinnan kustannukset syntyvät monista pienistä puroista

Aineiston etsintään käytetään paljon työaikaa. Pienissä töissä kuvituksen etsintä saattaa viedä enemmän aikaa, kuin koko muu tuotanto. AD hakee kuvituksesta ideaa taitolle, niinpä kyse ei ole juuri sen oikean kuvan löytämisestä, vaikkapa ID:n perusteella, vaan kuvien nopeaa ja sujuvaa selaamista.

Tästä työstä maksetaan usein korkeaa tuntihintaa. Ulkoistuksesta johtuen työstä maksetaan yhä useammin korkeaa tuntihintaa mainostoimistolle, viestintätoimistolle, webbitoimistolle, freelancerille…
Kuvautuskulujen pienentyminen, kun luovassa suunnittelussa löydetään aineistoa jo olemassa olevasta.

Nopeampi luova prosessi kun kuvitustarpeita voidaan tyydyttää kuvapankista.

Nopeampi markkinoille tulo, nopeampi reagointi kilpailijan toimiin, pienemmän suunnittelukulut.

Enemmän näkyvyyttä lehdistössä. Tiedotteet ja jutut pääsevät todennäköisemmin lehteen kun toimittaja löytää niihin helposti kuvitusta. Niin ikään organisaatio saa helposti lisänäkyvyyttä, jos toimittajat löytävät kuvitusta alueen aiheisiin kuvapankista.

Historian dokumentointi ja näistä nousevat juttumahdollisuudet.

Lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.

Sunday, March 13, 2011

Mitä digitaalinen aineiston hallinta on?

DIGITAL ASSET MANAGEMENT (DAM)
Digitaalisen aineiston hallinta, englanniksi Digital Asset Management (DAM), tarkoittaa yrityksen ja organisaation visuaalisen omaisuuden, kuten logojen, kuvien, videoiden ja grafiikan, hallintaa ja tuosta omaisuudesta huolehtimista.

Digitaalisen aineiston hallinta on aineiston tallentamista eli arkistointia, sen hallintaa eli löydettävyyttä ja organisointia ja sen jakamista käyttöön. Se on siis samaan aikaan arkistointia, hallintaa ja jakamista.

MITÄ DIGITAALINEN AINEISTO ON?
Digitaalinen aineisto on tyypillisesti pääosin valokuvia, sitten logoja ja muuta brändigrafiikkaa ja lopulta PDF:iä, taittopohjia, PowerPoint -esityspohjia, videoita, itse asiassa mitä milloinkin. Valokuvien osuus on kuitenkin hallitseva.

MISTÄ DIGITAALINEN AINEISTO TULEE?
Digitaalinen aineisto hankitaan pääasiassa muualta. Organisaatiolla on hovitoimittajia, kuten valokuvaajia, studioita, mainostoimistoja ja graafikkoja, joilta kuvaa ja aineistoa tilataan. Aineistoa saadaan myös pää-miehiltä. Sitä hankitaan myös kuvatoimistoilta.

MIHIN DIGITAALISTA AINEISTOA KÄYTETÄÄN?

Digitaalista aineistoa käytetään markkinointiin ja viestintään: Itse, jälleenmyyjien tai kumppanien toimesta. Sitä käytetään asiakaslehtiin, mainoksiin, esitteisiin ja yhä enemmän webbiin ja muuhun sähköiseen käyttöön. Sosiaalisiin medioihin, infonäyttöihin, mobiiliin, ihan mihin vain. Käytön jatkuva laajeneminen uusiin kanaviin tekee toiminnasta jatkuvasti monimutkaisempaa. Perinteisestihän yrityksien ja organisaatioiden markkinoinnin tai viestinnän tuotantoprosessit ovat pyörineet muutamien vakiojulkaisujen parissa. Nyt samaa tavaraa saatetaan syöttää asiakaslehden lisäksi webiin, mobiiliin, iPadille, Facebookiin, Twitteriin, sähköpostiuutiskirjeelle, blogiin, infonäyttöihin ja erilaisiin kumppanikanaviin. Niinpä aineiston hallinnan ja jakelun haasteet ovat kovasti kasvamassa.

Lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.

Monday, March 7, 2011

Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa -opas julkaistu

Lataa ilmainen Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa -opas
Julkaisimme juuri digitaalisen aineistohallinnan oppaan: "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa".  

Digitaalinen aineisto on markkinoinnin ja viestinnän raaka-ainetta: Kuvia, logoja, grafiikkaa, videota ja ääntä. Sitä kuvataan ja kuvautetaan. Ja hankitaan kuvapankeista. Sitä käytetään itse ja sitä käyttävät kumppanit, kuten mainostoimisto, jälleenmyyjät ja heidän kumppaninsa, lehdistö... Se on digitaalista omaisuutta, jonka hankinnasta on maksettu satoja euroja kappale, niinpä sen arvo voi olla satoja tuhansia. Silti sitä säilytetään yhden henkilön takana, jossakin levyn nurkalla. Tai sitä on ratkaistu yhdessä käytössä: mainostoimiston kanssa tai verkkosivujen julkaisussa. Mutta harvoin tehokkaasti.

Niinpä olemme laatineet 21 -sivuisen oppaan siitä miten digitaalista aineistoa hallitaan tehokkaasti. Opas on suunnattu tavallisille yrityksille ja organisaatioille, eikä siis vaikkapa kuvatuotantoon tai julkaisutoimintaan erikoistuneille yrityksille. Voit ladata oppaan ilmaiseksi oheisesta linkistä.