Blogi: Aineisto hallussa

Friday, April 29, 2011

Onlinepainot mullistavat painotuotteiden tekemisen, hintataso 28 euroa!

Painotuotteet on perinteisesti tilattu kotimaiselta painotalolta. Hinnan neuvottelu on muistuttanut asiointia basaarissa eikä toimituksessakaan asiat usein mene kuin elokuvissa. Niinpä homma jätetään markkinoinnin ammattilaisille, tai koko riesa ulkoistetaan mieluummin vaikkapa mainostoimistoille.

Maailmalla on syntynyt uudentyyppisiä kirjapainoja, jotka mullistavat tämän kauppatavan ja siirtävät tilaamisen lähemmäksi tavallisen toimistotyöläisen kykyjä, joskin matkaa vielä jää. Samalla hintataso putoaa murto-osaan perinteisistä.

Kirjoitan tänään Asiakasuskollisuusjohtaja -blogissani, tänään kahdesta onlinepainosta: Saksalaisesta Onlineprinters.com:ista ja kotimaisesta DMP Quickshopista. Kotimaisen hintataso on lähellä totuttua. A6 Flyer maksaa veroineen lähes 250 euroa. Sen sijaan saksalainen onlinepaino tarjoaa saman painotuotteen 28 eurolla. Rahti saksasta nostaa hinnan n. 70 euroon. Onlineprinters tarjoaa moniin maihin ilmaisen rahdin. Ehkäpä on vain ajan, ja volyymin kysymys, kun toimitukset Suomeenkin tapahtuvat ilmaiseksi tai lähes ilmaiseksi.

A6 flyerin painaminen ei maksa enää juuri mitään.


Tämä laittaa suuren paineen muullekin osalle painotuotteen valmistelua. Esitteen tai flyerin valmistelu ei saa kestää eikä maksaa, jos itse painaminenkaan ei maksa. Homma onkin siirtymässä yhä enemmän ammattilaisilta osapäivä ammattilaisille ja ammattisoftista vaikkapa Microsoftin Publisherin kaltaisiin kevytversioihin.

Samalla esitteiden kuvittamisen täytyy siirtyä ammattilaisille suunnatuista vaikeista DAM-tuotteista tai 90-luvun kuvapankeista getImageRightin kaltaisiin helppokäyttöisiin verkkopalveluihin.

Monday, April 25, 2011

Aineiston kevätsiivous

Aineistoa kertyy vuoden aikana yhteen jos toiseen paikkaa: kuvia sinne, pdf:iä tänne, käyttäjien koneille, työhakemistoihin, mainostoimistoon... Harvoinpa sitä aikaa on pysähtyä miettimään miten kaaokseen saisi järjestystä ja vielä vähemmän aikaa itse siivoukseen. Niinpä se jää, ja jää.

Sekaisin oleva aineisto johtaa monenlaisiin ongelmiin. Työmäärä kasvaa, kun käyttäjät eivät itse löydä hakemaansa vaan vaivaavat pyynnöillään sinua. Aikaasi tuhraantuu sekaisin olevan aineiston parissa ja muut työt seisovat. Epäkuranttia aineistoa eksyy yllättäviin paikkoihin kun käyttäjät turvautuvat omiin kätköihinsä. Kalliilta laatuvirheiltäkään ei vältytä. Kun ei meinaa löytyä, eletään sitten ilman, tai tilataan kuvaaja paikalle. Kumpikin kallista. Sillä ilman kuvitusta tehokin jää vajaaksi. Rahaa palaa, aikaa palaa, virheitä sattuu, eikä työt edisty. Silloin ei auta siirtää aineiston kevätsiivousta enää yhtään pidemmälle.

Nurkista löytyvien satojen tai tuhansien kuvien ja muiden aineistotiedostojen vienti aineistopankkiin tuntuu helposti kuukausien projektilta. Pitäisi kartoittaa mitä löytyy, mistä löytyy, kuka käyttää. Pitäisi käydä tiedostot läpi, karsia turha, optimoida hyödylliset, hakusanoittaa, täydentää tiedot kuvassa esiintyvistä henkilöistä, niin ja ensin pitäisi toki miettiä mitä halutaan ja luoda toimintatavat ja standardit. Niinpä projektia siirretään ja siirretään. Rima nostetaan liian korkealle, jolloin tavoite tuntuu epärealistiselta ja hyödytkin kovin kaukaisilta. Huomaan itsekin syyllistyväni riman turhaan nostamiseen parhaista käytännöistä paasaamalla.

Menestykseen on kuitenkin oikotie. Siihen ei tarvita selvityksiä, tahtotilan määrityksiä tai projekteja. Niillä rima nousee liian korkealle ja syntyy vain floppi. Oikotie etenee seuraavasti:

  1. Kerätään aineisto yhteen paikkaan
  2. Jaetaan se käyttäjien ulottuville
  3. Parannetaan aineistoa ja toimintatapoja askel kerrallaan

1. Kerätään aineisto yhteen paikkaan

Aineisto kannattaa kerätä suoraan aineistopankkiin, kuten getImageRightiin. Hakusanoihin, tietoihin kuvaajasta tai kohteesta ei tässä yhteydessä kannata liikoja ajatuksia uhrata. Kaadetaan tiedostot vain sisään. getImageRightissa aineistoa pääsee selaamaan nopeammin ja helpommin kuin sekalaisilta verkkolevyiltä. Työ alkaa helpottua heti. Samalla saadaan kokonaiskuva aineistosta.

Ensimmäinen kikka on keskittyä vain suosittuun aineistoon. Aineistoon pätee sama kuin musiikkiin. Pieni määrä aineistosta muodostaa valtaosan käytöstä. Antaa siis käyttäjien kertoa mihin aineiston jalostamisessa aika kannattaa käyttää.

2. Jaetaan se käyttäjien ulottuville

Jotta hitit tunnistetaan, kannattaa käyttäjiä kutsua jo keskeneräiseen aineistopankkiin. Laajalle käyttöä ei tietenkään voi vielä tässä vaiheessa levittää. Aineiston laatu voi olla mitä sattuu. Joukossa voi olla vaikkapa kuvia, joihin ei ole oikeuksia, tai joista ei löydy riittävän laadukasta originaalia.

Niinpä julkaistaankin aineisto aluksi niin, että käyttäjät voivat selata, mutta eivät voi itse ladata puutteellisia tiedostoja. Lataamista varten on otettava yhteys sinuun, tai kuka teillä aineistosta sitten vastaakin. Aineisto käsitellään pyynnöstä jakokelpoiseksi ja ladattavaksi, eli sen laatu tarkistetaan, hakusanat ja tiedot täydennetään ja se merkitään valmiiksi. Käyttäjä pääsee lataamaan sen nyt pankista. Jalostat aineiston siis valmiiksi sitä mukaan kun sitä pyydetään. Ei aikaakaan, kun tärkeimmät hitit on käyttäjien itsepalvelun piirissä.

Toinen kikka on nopea oppiminen käyttäjäpalautteesta. Kun käyttäjät saadaan mukaan aikaisin, saadaan heti palautetta ja voidaan korjata suuntaa heti, eikä vasta sitten kun työtä on käytetty kuukausia, kuten projektimallissa helposti käy.

3. Parannetaan aineistoa ja toimintatapoja askel kerrallaan

Sen sijaan että laitetaan suunnattomasti voimavaroja olemassa olevan aineiston korjaamiseksi, täydentämiseksi ja sisäänviemiseksi, kannattaa mieluummin keskittyä uuteen aineistoon. Kysyntä painottuu aina eniten uuteen aineistoon, jos siis uudet saadaan sisään jo valmiiksi laadukkaana, on taistelu puoliksi voitettu.

Koska kaikki toimintatapamuutokset ovat vaikeita, kannattaa tässäkin edetä askel kerrallaan. Laitetaan yksi asia kuntoon kerrallaan: Hakusanoitus ja kuvateksti, kuvankäsittely tai tiedostojen nimeäminen.

Kolmas kikka on siis pienet parannukset toimintatapoihin. Jätetään oikeaoppisuudet rauhassa teoreetikoille. Pääasia että kehittymistä tapahtuu ja se juurtuu toimintatapoihin. Edistyminen lisää motivaatiota, liian kovasta tavoitteesta johtuva epäonnistuminen lannistaa.

Nopeasti hyötyihin
Koko homman juju on päästä nopeasti kiinni työaikasäästöihin ja muihin aineistopankin hyötyihin. Nopeat voitot motivoivat, nopea oppiminen korjaa suunnan ja kun työtä tehdään vain aineistoon joka tiedetään kysytyksi, ei aineistopankin rakentamiseen investoida montaakaan työtuntia ensimmäisten kuukausien aikana verrattuna siihen, että ei tehtäisi mitään. Jos aineistopankki rakennetaan kuukausihintaisella getImageRightilla, ei järjestelmiinkään tarvitse investoida. Niinpä hyötyihin päästään muutamassa (kalenteri)päivässä.

Toisaalta perinteisellä projektityylisellä toteutustavalla ja asennettavalla ohjelmistolla projekti ottaa helposti kokonaisuudessaan yli puoli vuotta, useita työkuukausia ja maksaa kymmeniätuhansia ennen kuin ensimmäistäkään hyötyä järjestelmästä saadaan.

Lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.

Monday, April 11, 2011

Itsepalvelu mullistaa viestinnän

Ilman aineistohallintaa kuvia ei löydy, eikö tuloksia synny

Organisaation kuvien ja aineiston hallinta on tukifunktio, jonka tehtävänä on palvella sisäisiä ja ulkoisia "asiakkaita". Henkilöitä, jotka tarvitsevat kuvia tehdessään työtä organisaation menestyksen eteen: Markkinoinnin ja viestinnän parissa työskenteleviä; materiaalia tuottavia asiantuntijoita, myyjiä, johtoa; kumppaneita, mainostoimistoa, jälleenmyyjiä, lehdistöä...
Aineistohallinta on kuitenkin usein organisoimatta. Tehtävää hoitaa se, joka pelaa eniten kuvien kanssa. Ihan luonnostaan. Sen kummemmin sopimatta. Tällä henkilöllä on oma työ hoidettavana, markkinointia tai viestintää tehtävänä. Muilta tulevat keskeytykset kuva- ja aineistopyyntöjen muodossa häiritsevät työn tekemistä. Keskeyttävät ajatuksen, katkaisevat flown. Silti "asiakkaita" yritetään palvella parhaan mukaan.

Aineiston hallintaa ei tällaisessa tilanteessa mietitä organisaation kannalta. Hyvä jos käytössä on joku työtä helpottava systematiikka. Usein ei edes sitä. Aineisto tallennetaan projektihakemistoihin, siinä muodossa kuin sitä tarvittiin, siinä koossa kuin tarvittiin. Ilman tietoa kuvassa esiintyvistä henkilöistä tai millä oikeuksilla kuva hankittiin. Se saattaa olla ylikäsitelty, alikäsitelty tai täysin käsittelemätön. Hakujärjestelmänä toimii oma muisti. Toisin sanoen aineiston hallintaa ei tehdä, vaan aineisto tallennetaan jonnekin osana vaikkapa esitteen taittoa.

Kuvaa ja aineistoa käytetään melkoisesti muualla organisaatiossa ja sen ulkopuolella. Näille "asiakkaille" aineistohallinnan organisoimattomuus turhauttaa. Materiaalia, viestintää tai esitystä haluttaisiin kuvittaa, mutta ei tiedetä mitä olisi saatavissa tai kenen takana aineisto on. Joten sitä ei aina edes osata kysyä. Ja jos osataankin, omassa työssä onnistuminen jää kiinni toisen ihmisen panoksesta ja viitseliäisyydestä. Niinpä kuvaa ei käytetä kuin äärimmäisessä hädässä. Kun ei käytetä, ei ole markkinoita, ilmoitti afrikkaan eksynyt kenkämyyjä kun näki ihmiset ilman kenkiä. Mahtavat neitseelliset markkinat, ilmoitti toinen.
Saatat ehkä muistaa Alkon niiltä ajoilta, kun palvelu tapahtui tiskin yli. Itsepalvelu-uudistus alkoi muualta Suomesta ja päättyi Helsinkiin. Niinpä pääsin nuorena aikuisena testaamaan viimeisiä palvelu-Alkoja Herttoniemessä ennen tuon kansanperinteen katoamista. Tiskille oli pitkät jonot. Tuotteet piti olla tarkkaan etukäteen mietittyjä, sillä neuvoja tiskiltä oli turha kysellä. Valikoimasta tai saatavuudesta ei voinut etukäteen olla varma, joten mielessä piti olla myös varavaihtoehdot. Viineistä vaihtoehtona oli lähinnä maa ja väri, ehkä jopa rypäle. Niinpä suomalaisten kulutustottumukset rajoittuivat kossuun ja muutamaan muuhun.

Kun ajattelee nyky-Alkoa, en olisi ikipäivänä voinut kuvitella eroa. Eikä osannut varmaan kukaan aikalainen. Valikoimaa riittää, asiointi on mukavaa ja jos palvelua tarvitsee, siihen löytyy heti uskomattoman ammattitaitoista apua. Samalla suomalaisten maku on kehittynyt aivan toiselle tasolle. Viinejä harrastetaan ja kerätäänkin.
getImageRight mullistaa organisaatioiden aineistohallinnan samoin kuin itsepalvelu-Alko.

getImageRightin mahdollistama aineistohallinnan itsepalvelu tuo vallan "asiakkaille". Kun aineisto on helposti löydettävissä, sitä käytetään. Työ nopeutuu. Tulokset ovat näyttävämpiä. Ja vaikuttavampia. Kysyntä lisää tarjontaa.

Organisaation viestinnän tehokkuus kasvaa. Mitataan sitä sitten vaikuttavuutena, nopeutena tai kustannuksina.

Entäpä mitä käy kuvien päällä istuneelle? Sama kuin "asiakkaille". Työ on jälleen kivaa, sillä tuloksia syntyy kun keskeytykset vähenevät ja omaan työhön löytää helposti ja vaivattomasti kuvitusta. Kaikki voittavat.

Thursday, April 7, 2011

10 syytä, miksi aineistohallintaprojektiin ei kannata ryhtyä itse

"Kulta, soitatko ammattilaisen paikalle!"
Aina välillä törmäämme asiakkaaseen, joka miettii aineistohallinnan ratkaisemista tee-se-itse -ratkaisulla. Jos olet seurannut TV:stä Top Gear auto-ohjelmaa, tiedät mihin Jeremy Clarksonin kuuluisa tokaisu: "How hard can that be?" lopulta johtaa: pitkään piinaan ja täyteen katastrofiin.

Digitaalisen aineistohallinnan tee-se-itse hanketta sumentaa usein seuraavat argumentit:

1.    Tee-se-itse ratkaisu tulee edullisemmaksi. Tee-se-itse –ratkaisu tulee edullisemmaksi yleensä vain silloin jos resursseista ei päätöstä tekevän osaston tarvitse itse maksaa. Kokonaistaloudellisesti hankkeissa on harvoin järki mukana. Jos henkilötyö on ilmaista tai puoli-ilmaista, niin onko henkilöitä liikaa? Jos palvelimissa on vapaata kapasiteettia, joku on mitoittanut tarpeen pahasti pieleen, tai sitten tuo kapasiteetti on siellä varalla ja pitäisi sellaisena säilyä.

2.    Aineistohallinta on meille keskeistä, niinpä sen osaaminen on oltava meillä. Meidän ydinosaamista se kyllä on, mutta onko se sinun organisaatiosi? Isoilla mediataloillakin ratkaisut ja asiantuntemus ostetaan ulkoa, sillä ydinosaamista on aineistohallinnan hyödyntäminen, ei sellaisen rakentaminen, projektiosaaminen tai konsultointi. Jos se ei ole ydinosaamista, ei sitä kannata tehdä itse, eikä osaamista kannata hankkia.

3.    Tunnemme jo alan parhaat käytännöt. Mutta osaatteko soveltaa ne parhaalla tavalla toimintaanne? Onko teillä vertailukohtaa? Tiedättekö mikä olisi viisasta? Mikä toimii? Me tunnemme parhaat käytännöt 20 vuoden kokemuksella ja autamme lukuisia organisaatioita toimimaan niiden mukaan. Osaamme soveltaa niitä erilaisiin tilanteisiin ja organisaatioihin. Tiedämme mikä toimii ja mikä ei toimi. Tieto parhaista käytännöistä on vielä verraten helppo hankkia, joskin sekin on kallista, mutta soveltaminen tulee vasta kokemuksesta. Ja sen hankkiminen vasta kallista onkin.

4.    Meillä on tarvittavat henkilöresurssit valmiina. Mutta onko niille muuta käyttöä? Onko henkilöiden työaikaa viisasta ja ennen kaikkea taloudellista käyttää aineistohallinnan ratkaisemiseen. Sillä valtaosa tee-se-itse –projektissa opitusta ei enää koskaan tarvita. Hyödyntämisen osaaminen opitaan ihan yhtä lailla getImageRight-projektissa, mutta paljon halvemmalla.

5.    Softan saa ilmaiseksi netistä, tai osaamme ainakin koodata sellaisen itse. Avoimen lähdekoodin ratkaisuja toki löytyy, runsaastikin. Mutta näiden vertaaminen ja testaaminen käy työstä, sillä asiantuntemus täytyy hankkia itse, sitä ei saa ostettua. Suurin osa ratkaisuista ei sovellu tarpeeseenne, mutta kun tulkkia ei ole, täytyy oppi hankkia kantapään kautta. Toisaalta oman rakentaminen lienee se kallein tapa hoitaa asia. Hyvää tarpeeseen sopivaa aineistohallintaa ei rakenneta päivässä, eikä edes useassa kuukaudessa. Jos tarkoituksena on rakentaa tuote ja ruveta myymään sitä, voi hommassa olla järjenhiven. Perusteellisen liiketoimintasuunnitelman analysoinnin jälkeen. Mutta omaan käyttöön rakentamisessa tuskin on pienintäkään taloudellista perustetta. Tarpeen pitää kyllä olla erikoinen, jos siihen ei getImageRight tai joku muu valmis ratkaisu olisi parempi ja ennen kaikkea kertaluokkia edullisempi.

6.    Palvelin on jo olemassa ja siten ilmainen. Ilmaista lounasta ei ole vielä keksitty, eikä ilmaista kapasiteettia ole pitkällä tähtäimellä edes se joutokapasiteetti. Jokainen sovellus, oli kyse sitten rakennetusta, hankitusta tai netistä ladatusta, vaatii pyöriäkseen kapasiteettia, valvontaa, ylläpitoa ja varmistuksia. Se vaatii myös varasuunnitelmia ja varalaitteita. Nämä tuskin kuuluvat siihen vapaaseen kapasiteettiin. Kaikki laitteet tulevat joskus tiensä päähän ja silloin jokainen ”ilmaiseksi” palvelimella pyörivä järjestelmä muuttuu kustannukseksi. Sovellukset on kartoitettava, niiden vaatimukset on huomioitava, kapasiteetti mitoitettava ja sovellus on siirrettävä uuteen laitteeseen. Tällöin ilmainen muuttuu maksulliseksi ja siirron kustannukset saattavat ylittää projektikuluineen moninkertaisesti itse laitteen elinkaarikustannukset. Niin ja siinä ilmaisessa tuskin oli varalaitteita.

7.    Ylläpito ja tuki on jo olemassa ja siten ilmaista. Jokainen sovellus vaatii sekä sovelluksen ylläpitoa, että laitteiston ylläpitoa. Levyt täyttyvät, päivityksiä pitäisi asentaa, jotain menee pieleen. Jokaisen sovelluksen ylläpitäminen vaatii sovelluksen osaamista. Tuo osaaminen pitäisi pystyä ylläpitämään vuosia, lomista, sairastumisista ja henkilövaihdoksista riippumatta. Se ei saisi olla henkilöitynyttä. Harvalla organisaatiolla on varaa pitää osaamista yllä edes perusjärjestelmien osalta, entäpä sitten harvinaisen aineistohallinnan osalta. Me kehitämme ja ylläpidämme getImageRightia tiimissä siten, että osaaminen on saatavilla lomista, sairastumisista ja henkilövaihdoksista huolimatta jatkuvasti.

8.    Levytila on olemassa ja siten ilmaista. Kuvat ja muu aineisto vaativat melkoisesti levytilaa. Ja tämä monistuu varmistusten yhteydessä. Varmistukset on aina testattava. Ja jokaisen sovelluksen varmistaminen ja palauttaminen on oma taiteenlajinsa. Se vaatii osaamista ja harjoittelua. Varmistuksilla ei tee mitään, jos niiltä ei ole koskaan yritetty palauttaa. getImageRightin tuotantoympäristö ja hallintaprosessit on suunniteltu digitaalisen aineistohallinnan tarpeisiin, myös varmistusten osalta, 15 vuoden kokemuksella.

9.    Meidän Matti on haka koodaamaan. Henkilöriippuvuus on monen tee-se-itse –ratkaisuun sortuneen organisaation kiviriippa. Kuka kehittää ja ylläpitää järjestelmää kun Matti siirtyy toisaalle, sairastuu tai jää eläkkeelle. Tai ehkäpä Matti haluaisi kehittyä urallaan organisaation sisällä, mutta ei pysty, koska jää viritelmänsä vangiksi. Ohjelmistokehitys vaatii koodaamisen lisäksi koulutusta, menetelmiä ja prosesseja., näitä ei yksi mies voi hallita.

10.    Oma on turvallisempi. Omissa tiloissa pyörivä järjestelmä voi tuntua tutulta ja siksi turvallisemmalta, mutta on harvoin sitä. Jokainen sovellus ja palvelin vaatii työtä, ylläpitoa, valvontaa, varalaitteita ja varajärjestelyjä. Niin ja testattuja varmistuksia. getImageRight on korkeatasoisessa turvallisessa ja valvotussa konesalissa. Konesalin täydellisen tuhon varalta, sillä on toisessa paikassa varalaitteisto ja varmistukset. Meille kyse on liiketoiminnasta ja kriittisestä järjestelmästä, joten suhtaudumme siihen niin, ei jostain markkinointiosaston sivuseikasta. Olemme tehneet ja pyörittäneet pankeille verkkosovelluksia jo 15 vuotta, joten kokemusta on kertynyt turvallisuudesta ja sen vaatimuksista.

Tee-se-itse -ratkaisusta maksetaan usein kaksi kertaa: Ensin omasta harjoittelusta, sitten ammattilaisille jälkien siivoamisesta.


Tutustu parhaisiin käytäntöihin ja lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.

Monday, April 4, 2011

Kuvat hukassa?

Onko organisaatiosi kuvat ja muu aineisto hukassa? Työasemilla, ulkoisilla USB-levyillä, muistikorteilla, verkkolevyillä, CD ja DVD-levyillä? Mainostoimistossa? Kuvaajilla? Tai peräti dioina, negoina ja paperikuvina?

Näinhän ne valitettavan usein ovat. Sekaisin siellä sun täällä. Kuitenkin kuvien hankinnasta ja käsittelystä on maksettu pitkä penni. Kuvat ja muu aineisto on yrityksen digitaalista omaisuutta. Siitä olisi hyvä pitää huoli. Hyvin hoidettuna tuo omaisuus kasvaa korkoa. Sitä tulee käytettyä markkinoinnissa, viestinnässä, esityksissä ja lehdistössä. Se säästää aikaa, rahaa ja vaivaa.

Sekaisin olevan aineiston etsintään menee hurjasti aikaa. Hakukoneena toimii tällöin aineiston tunteva ihminen.  Kuva- ja aineistopyynnöt keskeyttävät päivän. Palvelemiseen menee helposti puolituntia, tunti, jos toinenkin. Samalla työt seisoo kysyjän päässä. Eikä aineistoa välttämättä edes löydy. Toimitko sinä hakukoneena?

Digitaalisen aineiston hallinta tarkoittaa kuvien ja muun aineiston keräämistä yhteen paikkaan, aineistopankkiin. Aineistopankista kuvat ovat niitä tarvitsevien käytettävissä ja löydettävissä, helposti kellon ympäri. Samalla ne ovat turvassa, varmistettuna ja vain sallittujen henkilöiden käytössä. Korkoa kasvamassa. Aivan kuten rahat pankissa.

Miten sekalaisen aineiston saa sitten kerättyä yhteen paikkaan? Eikö verkkolevy riittäisi? Ja mistä tässä aineiston hallinnassa oikein on kysymys? Ja ennen kaikkea, miten siinä onnistutaan?

Aineistopankin rakentaminen on syytä nähdä vaiheissa. Lähtötasona on yleensä sekalainen seurakunta tiedostoja, jos jostakin lähteestä, jos jossakin muodossa. Silloin rimaa ei pidä laittaa liian korkealla.

Lopullisena tavoitteena on itsepalvelu, mikä tarkoittaa, että käyttäjät voivat itse hakea ja ladata aineistoa. Tämä edellyttää kuitenkin, että aineisto on tasalaatuista ja sen tiedot kohteen, hakusanojen ja oikeuksien osalta on kunnossa. Tähän on kuitenkin yleensä matkaa.

Projektiin ei kuitenkaan pidä ryhtyä. Siihen ei käytännössä kellään ole aikaa, eikä siitä näytä juuri missään organisaatiossa tulevan valmista. Kun rima asetetaan korkealle, olemassaolevan aineiston rikastus ja käsittely vie liikaa resursseja, eikä homma etene. Valmista ei tule, aikaa ei säästy, ja usko menee. Törmäämme keskeneräisiin kuva- tai aineistopankkiprojekteihin jatkuvasti. Joissakin organisaatioissa jaksetaan yrittää, meneillään saattaa olla jo kolmas projekti, aikaisemmin epäonnistuneiden perään.

Siksipä tavoitteiden tulee olla realistisia. Kyse on enemmänkin aineiston hallinnan tason nostamisesta, vaihe kerrallaan, pienin askelin. Jokaisessa vaiheessa on saatava tuloksia. Nopeita voittoja siis.

Realistinen tavoite onkin usein koota aineisto ensin aineistopankkiin, jolloin aineiston löytäminen nopeutuu jo suuresti. Aineiston päällä istuvien "hakuhenkilöiden", eli hallinnoijien, tuottavuus nousee heti. Muut käyttäjät voidaan päästää selailemaan pankkiin. Mutta latausoikeuksia ei välttämättä kannata antaa puutteelliseen aineistoon.

Aineistoa voidaan jalostaa tarpeen mukaan, matkan varrella. Aineisto voidaan esimerkiksi jakaa niin, että kaikki käyttäjät näkevät kaiken, mutta vain hallinnoijat saavat ladata puutteellistä aineistoa. Kaikkii voivat siis etsiä, mutta joutuvat pyytämään hallinnoijalta kuvan. Hallinnoija toimii tässä laadunvalvojana ja tarkistaa, että kuvaa todella voidaan esimerkiksi oikeuksien puolesta käyttää haluttuun tarpeeseen ja se on laadultaan kunnossa. Kuva voidaan korjata ja täydentää vaikkapa pyynnön yhteydessä ja ladata uudestaan aineistopankkiin, jolloin se samalla jalostuu valmiiksi jakokelpoiseksi aineistoksi. Käyttäjälle kuva voidaan lähettää sähköpostilla aineistopankista tai antaa hänen ladata nyt valmis kuva itse. Näin aineistopankki jalostuu matkan varrella.

Riittäisikö aineistopankiksi aineiston kerääminen sekalaisista paikoista yhteen hakemistoon? Tuskin. Tämä ratkaisu ei juurikaan nopeuta kuvien ja aineiston etsimistä. Kuvien selaamiseen käytetty väline, oli kyse sitten kuvankäsittelyohjelman kuvaselaimesta tai käyttöjärjestelmän ominaisuudesta, muodostaa katselukuvia lennossa. Tämä hidastaa merkittävästi hakemistojen selaaamista. Niin paljon, ettei hermo riitä. Työstä tulee yhtä odottelua.

Lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.