Blogi: Aineisto hallussa

Thursday, April 7, 2011

10 syytä, miksi aineistohallintaprojektiin ei kannata ryhtyä itse

"Kulta, soitatko ammattilaisen paikalle!"
Aina välillä törmäämme asiakkaaseen, joka miettii aineistohallinnan ratkaisemista tee-se-itse -ratkaisulla. Jos olet seurannut TV:stä Top Gear auto-ohjelmaa, tiedät mihin Jeremy Clarksonin kuuluisa tokaisu: "How hard can that be?" lopulta johtaa: pitkään piinaan ja täyteen katastrofiin.

Digitaalisen aineistohallinnan tee-se-itse hanketta sumentaa usein seuraavat argumentit:

1.    Tee-se-itse ratkaisu tulee edullisemmaksi. Tee-se-itse –ratkaisu tulee edullisemmaksi yleensä vain silloin jos resursseista ei päätöstä tekevän osaston tarvitse itse maksaa. Kokonaistaloudellisesti hankkeissa on harvoin järki mukana. Jos henkilötyö on ilmaista tai puoli-ilmaista, niin onko henkilöitä liikaa? Jos palvelimissa on vapaata kapasiteettia, joku on mitoittanut tarpeen pahasti pieleen, tai sitten tuo kapasiteetti on siellä varalla ja pitäisi sellaisena säilyä.

2.    Aineistohallinta on meille keskeistä, niinpä sen osaaminen on oltava meillä. Meidän ydinosaamista se kyllä on, mutta onko se sinun organisaatiosi? Isoilla mediataloillakin ratkaisut ja asiantuntemus ostetaan ulkoa, sillä ydinosaamista on aineistohallinnan hyödyntäminen, ei sellaisen rakentaminen, projektiosaaminen tai konsultointi. Jos se ei ole ydinosaamista, ei sitä kannata tehdä itse, eikä osaamista kannata hankkia.

3.    Tunnemme jo alan parhaat käytännöt. Mutta osaatteko soveltaa ne parhaalla tavalla toimintaanne? Onko teillä vertailukohtaa? Tiedättekö mikä olisi viisasta? Mikä toimii? Me tunnemme parhaat käytännöt 20 vuoden kokemuksella ja autamme lukuisia organisaatioita toimimaan niiden mukaan. Osaamme soveltaa niitä erilaisiin tilanteisiin ja organisaatioihin. Tiedämme mikä toimii ja mikä ei toimi. Tieto parhaista käytännöistä on vielä verraten helppo hankkia, joskin sekin on kallista, mutta soveltaminen tulee vasta kokemuksesta. Ja sen hankkiminen vasta kallista onkin.

4.    Meillä on tarvittavat henkilöresurssit valmiina. Mutta onko niille muuta käyttöä? Onko henkilöiden työaikaa viisasta ja ennen kaikkea taloudellista käyttää aineistohallinnan ratkaisemiseen. Sillä valtaosa tee-se-itse –projektissa opitusta ei enää koskaan tarvita. Hyödyntämisen osaaminen opitaan ihan yhtä lailla getImageRight-projektissa, mutta paljon halvemmalla.

5.    Softan saa ilmaiseksi netistä, tai osaamme ainakin koodata sellaisen itse. Avoimen lähdekoodin ratkaisuja toki löytyy, runsaastikin. Mutta näiden vertaaminen ja testaaminen käy työstä, sillä asiantuntemus täytyy hankkia itse, sitä ei saa ostettua. Suurin osa ratkaisuista ei sovellu tarpeeseenne, mutta kun tulkkia ei ole, täytyy oppi hankkia kantapään kautta. Toisaalta oman rakentaminen lienee se kallein tapa hoitaa asia. Hyvää tarpeeseen sopivaa aineistohallintaa ei rakenneta päivässä, eikä edes useassa kuukaudessa. Jos tarkoituksena on rakentaa tuote ja ruveta myymään sitä, voi hommassa olla järjenhiven. Perusteellisen liiketoimintasuunnitelman analysoinnin jälkeen. Mutta omaan käyttöön rakentamisessa tuskin on pienintäkään taloudellista perustetta. Tarpeen pitää kyllä olla erikoinen, jos siihen ei getImageRight tai joku muu valmis ratkaisu olisi parempi ja ennen kaikkea kertaluokkia edullisempi.

6.    Palvelin on jo olemassa ja siten ilmainen. Ilmaista lounasta ei ole vielä keksitty, eikä ilmaista kapasiteettia ole pitkällä tähtäimellä edes se joutokapasiteetti. Jokainen sovellus, oli kyse sitten rakennetusta, hankitusta tai netistä ladatusta, vaatii pyöriäkseen kapasiteettia, valvontaa, ylläpitoa ja varmistuksia. Se vaatii myös varasuunnitelmia ja varalaitteita. Nämä tuskin kuuluvat siihen vapaaseen kapasiteettiin. Kaikki laitteet tulevat joskus tiensä päähän ja silloin jokainen ”ilmaiseksi” palvelimella pyörivä järjestelmä muuttuu kustannukseksi. Sovellukset on kartoitettava, niiden vaatimukset on huomioitava, kapasiteetti mitoitettava ja sovellus on siirrettävä uuteen laitteeseen. Tällöin ilmainen muuttuu maksulliseksi ja siirron kustannukset saattavat ylittää projektikuluineen moninkertaisesti itse laitteen elinkaarikustannukset. Niin ja siinä ilmaisessa tuskin oli varalaitteita.

7.    Ylläpito ja tuki on jo olemassa ja siten ilmaista. Jokainen sovellus vaatii sekä sovelluksen ylläpitoa, että laitteiston ylläpitoa. Levyt täyttyvät, päivityksiä pitäisi asentaa, jotain menee pieleen. Jokaisen sovelluksen ylläpitäminen vaatii sovelluksen osaamista. Tuo osaaminen pitäisi pystyä ylläpitämään vuosia, lomista, sairastumisista ja henkilövaihdoksista riippumatta. Se ei saisi olla henkilöitynyttä. Harvalla organisaatiolla on varaa pitää osaamista yllä edes perusjärjestelmien osalta, entäpä sitten harvinaisen aineistohallinnan osalta. Me kehitämme ja ylläpidämme getImageRightia tiimissä siten, että osaaminen on saatavilla lomista, sairastumisista ja henkilövaihdoksista huolimatta jatkuvasti.

8.    Levytila on olemassa ja siten ilmaista. Kuvat ja muu aineisto vaativat melkoisesti levytilaa. Ja tämä monistuu varmistusten yhteydessä. Varmistukset on aina testattava. Ja jokaisen sovelluksen varmistaminen ja palauttaminen on oma taiteenlajinsa. Se vaatii osaamista ja harjoittelua. Varmistuksilla ei tee mitään, jos niiltä ei ole koskaan yritetty palauttaa. getImageRightin tuotantoympäristö ja hallintaprosessit on suunniteltu digitaalisen aineistohallinnan tarpeisiin, myös varmistusten osalta, 15 vuoden kokemuksella.

9.    Meidän Matti on haka koodaamaan. Henkilöriippuvuus on monen tee-se-itse –ratkaisuun sortuneen organisaation kiviriippa. Kuka kehittää ja ylläpitää järjestelmää kun Matti siirtyy toisaalle, sairastuu tai jää eläkkeelle. Tai ehkäpä Matti haluaisi kehittyä urallaan organisaation sisällä, mutta ei pysty, koska jää viritelmänsä vangiksi. Ohjelmistokehitys vaatii koodaamisen lisäksi koulutusta, menetelmiä ja prosesseja., näitä ei yksi mies voi hallita.

10.    Oma on turvallisempi. Omissa tiloissa pyörivä järjestelmä voi tuntua tutulta ja siksi turvallisemmalta, mutta on harvoin sitä. Jokainen sovellus ja palvelin vaatii työtä, ylläpitoa, valvontaa, varalaitteita ja varajärjestelyjä. Niin ja testattuja varmistuksia. getImageRight on korkeatasoisessa turvallisessa ja valvotussa konesalissa. Konesalin täydellisen tuhon varalta, sillä on toisessa paikassa varalaitteisto ja varmistukset. Meille kyse on liiketoiminnasta ja kriittisestä järjestelmästä, joten suhtaudumme siihen niin, ei jostain markkinointiosaston sivuseikasta. Olemme tehneet ja pyörittäneet pankeille verkkosovelluksia jo 15 vuotta, joten kokemusta on kertynyt turvallisuudesta ja sen vaatimuksista.

Tee-se-itse -ratkaisusta maksetaan usein kaksi kertaa: Ensin omasta harjoittelusta, sitten ammattilaisille jälkien siivoamisesta.


Tutustu parhaisiin käytäntöihin ja lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.