Blogi: Aineisto hallussa

Monday, April 25, 2011

Aineiston kevätsiivous

Aineistoa kertyy vuoden aikana yhteen jos toiseen paikkaa: kuvia sinne, pdf:iä tänne, käyttäjien koneille, työhakemistoihin, mainostoimistoon... Harvoinpa sitä aikaa on pysähtyä miettimään miten kaaokseen saisi järjestystä ja vielä vähemmän aikaa itse siivoukseen. Niinpä se jää, ja jää.

Sekaisin oleva aineisto johtaa monenlaisiin ongelmiin. Työmäärä kasvaa, kun käyttäjät eivät itse löydä hakemaansa vaan vaivaavat pyynnöillään sinua. Aikaasi tuhraantuu sekaisin olevan aineiston parissa ja muut työt seisovat. Epäkuranttia aineistoa eksyy yllättäviin paikkoihin kun käyttäjät turvautuvat omiin kätköihinsä. Kalliilta laatuvirheiltäkään ei vältytä. Kun ei meinaa löytyä, eletään sitten ilman, tai tilataan kuvaaja paikalle. Kumpikin kallista. Sillä ilman kuvitusta tehokin jää vajaaksi. Rahaa palaa, aikaa palaa, virheitä sattuu, eikä työt edisty. Silloin ei auta siirtää aineiston kevätsiivousta enää yhtään pidemmälle.

Nurkista löytyvien satojen tai tuhansien kuvien ja muiden aineistotiedostojen vienti aineistopankkiin tuntuu helposti kuukausien projektilta. Pitäisi kartoittaa mitä löytyy, mistä löytyy, kuka käyttää. Pitäisi käydä tiedostot läpi, karsia turha, optimoida hyödylliset, hakusanoittaa, täydentää tiedot kuvassa esiintyvistä henkilöistä, niin ja ensin pitäisi toki miettiä mitä halutaan ja luoda toimintatavat ja standardit. Niinpä projektia siirretään ja siirretään. Rima nostetaan liian korkealle, jolloin tavoite tuntuu epärealistiselta ja hyödytkin kovin kaukaisilta. Huomaan itsekin syyllistyväni riman turhaan nostamiseen parhaista käytännöistä paasaamalla.

Menestykseen on kuitenkin oikotie. Siihen ei tarvita selvityksiä, tahtotilan määrityksiä tai projekteja. Niillä rima nousee liian korkealle ja syntyy vain floppi. Oikotie etenee seuraavasti:

  1. Kerätään aineisto yhteen paikkaan
  2. Jaetaan se käyttäjien ulottuville
  3. Parannetaan aineistoa ja toimintatapoja askel kerrallaan

1. Kerätään aineisto yhteen paikkaan

Aineisto kannattaa kerätä suoraan aineistopankkiin, kuten getImageRightiin. Hakusanoihin, tietoihin kuvaajasta tai kohteesta ei tässä yhteydessä kannata liikoja ajatuksia uhrata. Kaadetaan tiedostot vain sisään. getImageRightissa aineistoa pääsee selaamaan nopeammin ja helpommin kuin sekalaisilta verkkolevyiltä. Työ alkaa helpottua heti. Samalla saadaan kokonaiskuva aineistosta.

Ensimmäinen kikka on keskittyä vain suosittuun aineistoon. Aineistoon pätee sama kuin musiikkiin. Pieni määrä aineistosta muodostaa valtaosan käytöstä. Antaa siis käyttäjien kertoa mihin aineiston jalostamisessa aika kannattaa käyttää.

2. Jaetaan se käyttäjien ulottuville

Jotta hitit tunnistetaan, kannattaa käyttäjiä kutsua jo keskeneräiseen aineistopankkiin. Laajalle käyttöä ei tietenkään voi vielä tässä vaiheessa levittää. Aineiston laatu voi olla mitä sattuu. Joukossa voi olla vaikkapa kuvia, joihin ei ole oikeuksia, tai joista ei löydy riittävän laadukasta originaalia.

Niinpä julkaistaankin aineisto aluksi niin, että käyttäjät voivat selata, mutta eivät voi itse ladata puutteellisia tiedostoja. Lataamista varten on otettava yhteys sinuun, tai kuka teillä aineistosta sitten vastaakin. Aineisto käsitellään pyynnöstä jakokelpoiseksi ja ladattavaksi, eli sen laatu tarkistetaan, hakusanat ja tiedot täydennetään ja se merkitään valmiiksi. Käyttäjä pääsee lataamaan sen nyt pankista. Jalostat aineiston siis valmiiksi sitä mukaan kun sitä pyydetään. Ei aikaakaan, kun tärkeimmät hitit on käyttäjien itsepalvelun piirissä.

Toinen kikka on nopea oppiminen käyttäjäpalautteesta. Kun käyttäjät saadaan mukaan aikaisin, saadaan heti palautetta ja voidaan korjata suuntaa heti, eikä vasta sitten kun työtä on käytetty kuukausia, kuten projektimallissa helposti käy.

3. Parannetaan aineistoa ja toimintatapoja askel kerrallaan

Sen sijaan että laitetaan suunnattomasti voimavaroja olemassa olevan aineiston korjaamiseksi, täydentämiseksi ja sisäänviemiseksi, kannattaa mieluummin keskittyä uuteen aineistoon. Kysyntä painottuu aina eniten uuteen aineistoon, jos siis uudet saadaan sisään jo valmiiksi laadukkaana, on taistelu puoliksi voitettu.

Koska kaikki toimintatapamuutokset ovat vaikeita, kannattaa tässäkin edetä askel kerrallaan. Laitetaan yksi asia kuntoon kerrallaan: Hakusanoitus ja kuvateksti, kuvankäsittely tai tiedostojen nimeäminen.

Kolmas kikka on siis pienet parannukset toimintatapoihin. Jätetään oikeaoppisuudet rauhassa teoreetikoille. Pääasia että kehittymistä tapahtuu ja se juurtuu toimintatapoihin. Edistyminen lisää motivaatiota, liian kovasta tavoitteesta johtuva epäonnistuminen lannistaa.

Nopeasti hyötyihin
Koko homman juju on päästä nopeasti kiinni työaikasäästöihin ja muihin aineistopankin hyötyihin. Nopeat voitot motivoivat, nopea oppiminen korjaa suunnan ja kun työtä tehdään vain aineistoon joka tiedetään kysytyksi, ei aineistopankin rakentamiseen investoida montaakaan työtuntia ensimmäisten kuukausien aikana verrattuna siihen, että ei tehtäisi mitään. Jos aineistopankki rakennetaan kuukausihintaisella getImageRightilla, ei järjestelmiinkään tarvitse investoida. Niinpä hyötyihin päästään muutamassa (kalenteri)päivässä.

Toisaalta perinteisellä projektityylisellä toteutustavalla ja asennettavalla ohjelmistolla projekti ottaa helposti kokonaisuudessaan yli puoli vuotta, useita työkuukausia ja maksaa kymmeniätuhansia ennen kuin ensimmäistäkään hyötyä järjestelmästä saadaan.

Lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.