Blogi: Aineisto hallussa

Monday, April 11, 2011

Itsepalvelu mullistaa viestinnän

Ilman aineistohallintaa kuvia ei löydy, eikö tuloksia synny

Organisaation kuvien ja aineiston hallinta on tukifunktio, jonka tehtävänä on palvella sisäisiä ja ulkoisia "asiakkaita". Henkilöitä, jotka tarvitsevat kuvia tehdessään työtä organisaation menestyksen eteen: Markkinoinnin ja viestinnän parissa työskenteleviä; materiaalia tuottavia asiantuntijoita, myyjiä, johtoa; kumppaneita, mainostoimistoa, jälleenmyyjiä, lehdistöä...
Aineistohallinta on kuitenkin usein organisoimatta. Tehtävää hoitaa se, joka pelaa eniten kuvien kanssa. Ihan luonnostaan. Sen kummemmin sopimatta. Tällä henkilöllä on oma työ hoidettavana, markkinointia tai viestintää tehtävänä. Muilta tulevat keskeytykset kuva- ja aineistopyyntöjen muodossa häiritsevät työn tekemistä. Keskeyttävät ajatuksen, katkaisevat flown. Silti "asiakkaita" yritetään palvella parhaan mukaan.

Aineiston hallintaa ei tällaisessa tilanteessa mietitä organisaation kannalta. Hyvä jos käytössä on joku työtä helpottava systematiikka. Usein ei edes sitä. Aineisto tallennetaan projektihakemistoihin, siinä muodossa kuin sitä tarvittiin, siinä koossa kuin tarvittiin. Ilman tietoa kuvassa esiintyvistä henkilöistä tai millä oikeuksilla kuva hankittiin. Se saattaa olla ylikäsitelty, alikäsitelty tai täysin käsittelemätön. Hakujärjestelmänä toimii oma muisti. Toisin sanoen aineiston hallintaa ei tehdä, vaan aineisto tallennetaan jonnekin osana vaikkapa esitteen taittoa.

Kuvaa ja aineistoa käytetään melkoisesti muualla organisaatiossa ja sen ulkopuolella. Näille "asiakkaille" aineistohallinnan organisoimattomuus turhauttaa. Materiaalia, viestintää tai esitystä haluttaisiin kuvittaa, mutta ei tiedetä mitä olisi saatavissa tai kenen takana aineisto on. Joten sitä ei aina edes osata kysyä. Ja jos osataankin, omassa työssä onnistuminen jää kiinni toisen ihmisen panoksesta ja viitseliäisyydestä. Niinpä kuvaa ei käytetä kuin äärimmäisessä hädässä. Kun ei käytetä, ei ole markkinoita, ilmoitti afrikkaan eksynyt kenkämyyjä kun näki ihmiset ilman kenkiä. Mahtavat neitseelliset markkinat, ilmoitti toinen.
Saatat ehkä muistaa Alkon niiltä ajoilta, kun palvelu tapahtui tiskin yli. Itsepalvelu-uudistus alkoi muualta Suomesta ja päättyi Helsinkiin. Niinpä pääsin nuorena aikuisena testaamaan viimeisiä palvelu-Alkoja Herttoniemessä ennen tuon kansanperinteen katoamista. Tiskille oli pitkät jonot. Tuotteet piti olla tarkkaan etukäteen mietittyjä, sillä neuvoja tiskiltä oli turha kysellä. Valikoimasta tai saatavuudesta ei voinut etukäteen olla varma, joten mielessä piti olla myös varavaihtoehdot. Viineistä vaihtoehtona oli lähinnä maa ja väri, ehkä jopa rypäle. Niinpä suomalaisten kulutustottumukset rajoittuivat kossuun ja muutamaan muuhun.

Kun ajattelee nyky-Alkoa, en olisi ikipäivänä voinut kuvitella eroa. Eikä osannut varmaan kukaan aikalainen. Valikoimaa riittää, asiointi on mukavaa ja jos palvelua tarvitsee, siihen löytyy heti uskomattoman ammattitaitoista apua. Samalla suomalaisten maku on kehittynyt aivan toiselle tasolle. Viinejä harrastetaan ja kerätäänkin.
getImageRight mullistaa organisaatioiden aineistohallinnan samoin kuin itsepalvelu-Alko.

getImageRightin mahdollistama aineistohallinnan itsepalvelu tuo vallan "asiakkaille". Kun aineisto on helposti löydettävissä, sitä käytetään. Työ nopeutuu. Tulokset ovat näyttävämpiä. Ja vaikuttavampia. Kysyntä lisää tarjontaa.

Organisaation viestinnän tehokkuus kasvaa. Mitataan sitä sitten vaikuttavuutena, nopeutena tai kustannuksina.

Entäpä mitä käy kuvien päällä istuneelle? Sama kuin "asiakkaille". Työ on jälleen kivaa, sillä tuloksia syntyy kun keskeytykset vähenevät ja omaan työhön löytää helposti ja vaivattomasti kuvitusta. Kaikki voittavat.