Blogi: Aineisto hallussa

Monday, April 4, 2011

Kuvat hukassa?

Onko organisaatiosi kuvat ja muu aineisto hukassa? Työasemilla, ulkoisilla USB-levyillä, muistikorteilla, verkkolevyillä, CD ja DVD-levyillä? Mainostoimistossa? Kuvaajilla? Tai peräti dioina, negoina ja paperikuvina?

Näinhän ne valitettavan usein ovat. Sekaisin siellä sun täällä. Kuitenkin kuvien hankinnasta ja käsittelystä on maksettu pitkä penni. Kuvat ja muu aineisto on yrityksen digitaalista omaisuutta. Siitä olisi hyvä pitää huoli. Hyvin hoidettuna tuo omaisuus kasvaa korkoa. Sitä tulee käytettyä markkinoinnissa, viestinnässä, esityksissä ja lehdistössä. Se säästää aikaa, rahaa ja vaivaa.

Sekaisin olevan aineiston etsintään menee hurjasti aikaa. Hakukoneena toimii tällöin aineiston tunteva ihminen.  Kuva- ja aineistopyynnöt keskeyttävät päivän. Palvelemiseen menee helposti puolituntia, tunti, jos toinenkin. Samalla työt seisoo kysyjän päässä. Eikä aineistoa välttämättä edes löydy. Toimitko sinä hakukoneena?

Digitaalisen aineiston hallinta tarkoittaa kuvien ja muun aineiston keräämistä yhteen paikkaan, aineistopankkiin. Aineistopankista kuvat ovat niitä tarvitsevien käytettävissä ja löydettävissä, helposti kellon ympäri. Samalla ne ovat turvassa, varmistettuna ja vain sallittujen henkilöiden käytössä. Korkoa kasvamassa. Aivan kuten rahat pankissa.

Miten sekalaisen aineiston saa sitten kerättyä yhteen paikkaan? Eikö verkkolevy riittäisi? Ja mistä tässä aineiston hallinnassa oikein on kysymys? Ja ennen kaikkea, miten siinä onnistutaan?

Aineistopankin rakentaminen on syytä nähdä vaiheissa. Lähtötasona on yleensä sekalainen seurakunta tiedostoja, jos jostakin lähteestä, jos jossakin muodossa. Silloin rimaa ei pidä laittaa liian korkealla.

Lopullisena tavoitteena on itsepalvelu, mikä tarkoittaa, että käyttäjät voivat itse hakea ja ladata aineistoa. Tämä edellyttää kuitenkin, että aineisto on tasalaatuista ja sen tiedot kohteen, hakusanojen ja oikeuksien osalta on kunnossa. Tähän on kuitenkin yleensä matkaa.

Projektiin ei kuitenkaan pidä ryhtyä. Siihen ei käytännössä kellään ole aikaa, eikä siitä näytä juuri missään organisaatiossa tulevan valmista. Kun rima asetetaan korkealle, olemassaolevan aineiston rikastus ja käsittely vie liikaa resursseja, eikä homma etene. Valmista ei tule, aikaa ei säästy, ja usko menee. Törmäämme keskeneräisiin kuva- tai aineistopankkiprojekteihin jatkuvasti. Joissakin organisaatioissa jaksetaan yrittää, meneillään saattaa olla jo kolmas projekti, aikaisemmin epäonnistuneiden perään.

Siksipä tavoitteiden tulee olla realistisia. Kyse on enemmänkin aineiston hallinnan tason nostamisesta, vaihe kerrallaan, pienin askelin. Jokaisessa vaiheessa on saatava tuloksia. Nopeita voittoja siis.

Realistinen tavoite onkin usein koota aineisto ensin aineistopankkiin, jolloin aineiston löytäminen nopeutuu jo suuresti. Aineiston päällä istuvien "hakuhenkilöiden", eli hallinnoijien, tuottavuus nousee heti. Muut käyttäjät voidaan päästää selailemaan pankkiin. Mutta latausoikeuksia ei välttämättä kannata antaa puutteelliseen aineistoon.

Aineistoa voidaan jalostaa tarpeen mukaan, matkan varrella. Aineisto voidaan esimerkiksi jakaa niin, että kaikki käyttäjät näkevät kaiken, mutta vain hallinnoijat saavat ladata puutteellistä aineistoa. Kaikkii voivat siis etsiä, mutta joutuvat pyytämään hallinnoijalta kuvan. Hallinnoija toimii tässä laadunvalvojana ja tarkistaa, että kuvaa todella voidaan esimerkiksi oikeuksien puolesta käyttää haluttuun tarpeeseen ja se on laadultaan kunnossa. Kuva voidaan korjata ja täydentää vaikkapa pyynnön yhteydessä ja ladata uudestaan aineistopankkiin, jolloin se samalla jalostuu valmiiksi jakokelpoiseksi aineistoksi. Käyttäjälle kuva voidaan lähettää sähköpostilla aineistopankista tai antaa hänen ladata nyt valmis kuva itse. Näin aineistopankki jalostuu matkan varrella.

Riittäisikö aineistopankiksi aineiston kerääminen sekalaisista paikoista yhteen hakemistoon? Tuskin. Tämä ratkaisu ei juurikaan nopeuta kuvien ja aineiston etsimistä. Kuvien selaamiseen käytetty väline, oli kyse sitten kuvankäsittelyohjelman kuvaselaimesta tai käyttöjärjestelmän ominaisuudesta, muodostaa katselukuvia lennossa. Tämä hidastaa merkittävästi hakemistojen selaaamista. Niin paljon, ettei hermo riitä. Työstä tulee yhtä odottelua.

Lue lisää "Näin onnistut digitaalisessa aineistohallinnassa" -oppaasta. Lataa opas ilmaiseksi.